Penjelasan Alur Transaksi Servisan
Pastikan Store App kamu sudah terinstall Module [Repair Management]
Ketika Module Repair Management sudah terinstall di Store App kamu, maka kamu bisa manajemen Servisan di Store App tersebut, salah satunya adalah Pencatatan Transaksi Servisan, berikut adalah cara input Servisan dari awal Servisan masuk ke Toko sampai Servisan kembali ke Customer :
Input Servisan > Masuk Antrian > Dikerjakan > Penyerahan Servisan ke Customer
Input Servisan > Masuk Antrian > Dikerjakan > Penyerahan Servisan ke Customer
Langkah 1 – Proses Input Servisan #
1. Log in ke Store App kamu, pastikan :
*Akun yang akan melakukan input Transaksi Servis adalah Admin atau Jabatan yang memiliki Hak Akses untuk Tambah Servisan
2. Pergi ke Menu Perbaikan > List, lalu klik Tambah Baru
*Akun yang akan melakukan input Transaksi Servis adalah Admin atau Jabatan yang memiliki Hak Akses untuk Tambah Servisan
2. Pergi ke Menu Perbaikan > List, lalu klik Tambah Baru
3. Pada halaman Tambah Perbaikan Baru, silahkan isi Data Customer dengan cara klik pada kolom Pelanggan > klik Tambah Baru, isi Data Customer sesuai dengan kolom yang tersedia lalu klik Simpan
4. Kembali ke Halaman Tambah Perbaikan Baru, jika kolom Pelanggan belum terisi, maka klik lagi pada kolom Pelanggan, lalu klik Pilih pada Data Pelanggan tersebut
5. Selanjutnya silahkan masukan Data Servisan tersebut sesuai dengan kolom yang tersedia, lalu klik Simpan
5. Selanjutnya silahkan masukan Data Servisan tersebut sesuai dengan kolom yang tersedia, lalu klik Simpan
6. Pada tampilan Pop Up cetak nota, silahkan klik Print untuk diberikan kepada Pelanggan, atau abaikan dengan klik Cancel
7. Data Servisan telah terinput dan masuk status Antri seperti gambar dibawah ini.
7. Data Servisan telah terinput dan masuk status Antri seperti gambar dibawah ini.
Langkah 2 – Ambil Pekerjaan / Item Servis #
1. Pergi ke Menu Perbaikan > Pekerjaan, klik Ambil Kerjaan, lalu klik Kerjakan Item Ini
*Item Perbaikan akan otomatis dipilih sesuai dengan Pengaturan Antrian, apakah diatur berdasarkan Entery Time (Waktu Masuk), atau berdasarkan Kreteria SAW
jika berhasil ambil kerjaan, maka Servisan tersebut akan berubah status menjadi Dikerjakan
*Item Perbaikan akan otomatis dipilih sesuai dengan Pengaturan Antrian, apakah diatur berdasarkan Entery Time (Waktu Masuk), atau berdasarkan Kreteria SAW
jika berhasil ambil kerjaan, maka Servisan tersebut akan berubah status menjadi Dikerjakan
Langkah 3 – Input Log Servis / Langkah Pengerjaan #
Setelah Servisan berhasil dikerjakan, maka Teknisi atau akun yang mengerjakan harus merubah status, memasukan Log Servis, dan memberikan Layanan pada Servisan tersebut, caranya :
– Input Log Servis versi Simple
1. Pada Menu Perbaikan > Pengerjaan, klik tanda (+) pada Log yang terletak pada sebelah kanan tabel item servis
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan sesuai kolom yang tersedia
3. Ubah Status menjadi Sukses
4. Tambahkan Detail Layanan
5. Klik Simpan
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan sesuai kolom yang tersedia
3. Ubah Status menjadi Sukses
4. Tambahkan Detail Layanan
5. Klik Simpan
– Input Log Servis versi Detail
1. Pada Menu Perbaikan > Pengerjaan, klik tanda (+) pada Log yang terletak pada sebelah kanan tabel item servis
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan secara detail pada kolom yang tersedia
3. Ubah Status menjadi Sukses
4. Tambahkan Detail Layanan dan Suku Cadang yang terpakai
5. Klik Simpan
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan secara detail pada kolom yang tersedia
3. Ubah Status menjadi Sukses
4. Tambahkan Detail Layanan dan Suku Cadang yang terpakai
5. Klik Simpan
1. Pada Menu Perbaikan > Pengerjaan, klik tanda (+) pada Log yang terletak pada sebelah kanan tabel item servis
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan secara detail pada kolom yang tersedia
3. Aktifkan Opsi Pakai Sparepart
4. Pilih Sparepart dengan opsi pilihan :
*Product, artinya Produk baru (harus sudah tersedia Stok di menu Persediaan)
*Salvage, artinya Produk bekas (harus sudah tersedia Stok di menu Persediaan)
5. Ubah Status menjadi Sukses
6. Tambahkan Detail Layanan dan Suku Cadang yang terpakai
7. Klik Simpan
2. Lalu masukan Data Log Servis atau Langkah Pengerjaan secara detail pada kolom yang tersedia
3. Aktifkan Opsi Pakai Sparepart
4. Pilih Sparepart dengan opsi pilihan :
*Product, artinya Produk baru (harus sudah tersedia Stok di menu Persediaan)
*Salvage, artinya Produk bekas (harus sudah tersedia Stok di menu Persediaan)
5. Ubah Status menjadi Sukses
6. Tambahkan Detail Layanan dan Suku Cadang yang terpakai
7. Klik Simpan
Setelah Statusnya Selesai, maka selanjutnya Servisan tersebut diserahkan kepada Customer
*Sparepart yang digunakan akan otomatis mengurangi Stok di Persediaan
*Jika terjadi pembatalan sedangkan Data Sparepart sudah digunakan, tetap bisa di hapus selama belum melalui proses Penyerahan Servisan
*Sparepart yang digunakan akan otomatis mengurangi Stok di Persediaan
*Jika terjadi pembatalan sedangkan Data Sparepart sudah digunakan, tetap bisa di hapus selama belum melalui proses Penyerahan Servisan
Langkah 4 – Proses Penyerahan Servisan #
Penyerahan Servisan hanya bisa dilakukan ketika Servisan tersebut telah mencapai Final Status, baik itu berhasil, maupun Gagal, pastikan Teknisi atau akan yang mengerjakan Servisan tersebut telah melakukan input Log Servis dan memberikan Layanan pada Servisan tersebut, jika sudah maka bisa dilanjutkan untuk penyerahan kepada Customer, pelajari caranya dibawah ini.
1. Pergi ke Menu Perbaikan > List
2. Klik pada Tabel Selesai Belum Ambil, lalu kliik Ambil
1. Pergi ke Menu Perbaikan > List
2. Klik pada Tabel Selesai Belum Ambil, lalu kliik Ambil
3. Pada Halaman Penyerahan Item Perbaikan, tentukan metode Pembayaran, apakah Cash, Card, atau Transfer, seperti contoh dibawah ini :
A. Pembayaran via Cash
A.1. Pada Halaman Penyerahan Item Perbaikan, tambahkan diskon manual jika ada promo khusus, atau bisa juga digunakan sebagai pengurangan harga jika terjadi negosiasi dengan Customer
A.2. Pilih Metode Pembayaran [Cash]
A.3. Input nominal Pembayaran, dengan ketentuan :
*Jika di input sesuai Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Lunas
*Jika di input kurang dari Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Hutang, dan masuk ke List Servis dengan status Selesai Belum Lunas, dan bisa dilakukan transaksi pelunasan dengan cara yang sama seperti penyerahan servis biasa
A.4. Check pada list Item Pengecekan (jika ada)
A.5. Klik Proses, dan akan otomatis masuk ke Halaman Cetak Nota Ambil
A. Pembayaran via Cash
A.1. Pada Halaman Penyerahan Item Perbaikan, tambahkan diskon manual jika ada promo khusus, atau bisa juga digunakan sebagai pengurangan harga jika terjadi negosiasi dengan Customer
A.2. Pilih Metode Pembayaran [Cash]
A.3. Input nominal Pembayaran, dengan ketentuan :
*Jika di input sesuai Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Lunas
*Jika di input kurang dari Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Hutang, dan masuk ke List Servis dengan status Selesai Belum Lunas, dan bisa dilakukan transaksi pelunasan dengan cara yang sama seperti penyerahan servis biasa
A.4. Check pada list Item Pengecekan (jika ada)
A.5. Klik Proses, dan akan otomatis masuk ke Halaman Cetak Nota Ambil
B. Pembayaran via Transfer
B.1. Pada Halaman Penyerahan Item Perbaikan, tambahkan diskon manual jika ada promo khusus, atau bisa juga digunakan sebagai pengurangan harga jika terjadi negosiasi dengan Customer
B.2. Pilih Metode Pembayaran [Transfer]
B.3. Pilih Rekening Pengirim dan penerima :
*Jika belum ada Data Rekening Pengirim, klik + untuk menambahkan Rekening Pengirim, lalu isi data Tambah Chanel Pembayaran Pelanggan sesuai kolom yang tersedia, seperti contoh dibawah.
(Data ini akan disimpan sebagai Master Data yang bisa digunakan jika terjadi Transaksi Pembayaran via Transfer oleh Data Pelanggan tersebut)
*Jika belum ada Data Rekening Penerima, kamu harus buat dulu Data Rekening Penerima melalui menu Pengaturan > Identitas Usaha > Toko, lalu Tambah baru pada Tabel Chanel Pembayaran Toko
(Data ini akan disimpan sebagai Master Data yang bisa digunakan sebagai Data Rekening Toko)
B.4. Sertakan Bukti Transfer (Opsional)
*Jika input data menggunakan Android/IPhone, maka bisa mengakses kamera untuk mengambil gambar Bukti Transfer
B.1. Pada Halaman Penyerahan Item Perbaikan, tambahkan diskon manual jika ada promo khusus, atau bisa juga digunakan sebagai pengurangan harga jika terjadi negosiasi dengan Customer
B.2. Pilih Metode Pembayaran [Transfer]
B.3. Pilih Rekening Pengirim dan penerima :
*Jika belum ada Data Rekening Pengirim, klik + untuk menambahkan Rekening Pengirim, lalu isi data Tambah Chanel Pembayaran Pelanggan sesuai kolom yang tersedia, seperti contoh dibawah.
(Data ini akan disimpan sebagai Master Data yang bisa digunakan jika terjadi Transaksi Pembayaran via Transfer oleh Data Pelanggan tersebut)
*Jika belum ada Data Rekening Penerima, kamu harus buat dulu Data Rekening Penerima melalui menu Pengaturan > Identitas Usaha > Toko, lalu Tambah baru pada Tabel Chanel Pembayaran Toko
(Data ini akan disimpan sebagai Master Data yang bisa digunakan sebagai Data Rekening Toko)
B.4. Sertakan Bukti Transfer (Opsional)
*Jika input data menggunakan Android/IPhone, maka bisa mengakses kamera untuk mengambil gambar Bukti Transfer
B.5. Input nominal Pembayaran, dengan ketentuan :
*Jika di input sesuai Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Lunas
*Jika di input kurang dari Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Hutang, dan masuk ke List Servis dengan status Selesai Belum Lunas, dan bisa dilakukan transaksi pelunasan dengan cara yang sama seperti penyerahan servis biasa
B.6. Check pada list Item Pengecekan (jika ada)
B.7. Klik Proses, dan akan otomatis masuk ke Halaman Cetak Nota Ambil
*Jika di input sesuai Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Lunas
*Jika di input kurang dari Sisa Kekurangan maka Transaksi dianggap Hutang, dan masuk ke List Servis dengan status Selesai Belum Lunas, dan bisa dilakukan transaksi pelunasan dengan cara yang sama seperti penyerahan servis biasa
B.6. Check pada list Item Pengecekan (jika ada)
B.7. Klik Proses, dan akan otomatis masuk ke Halaman Cetak Nota Ambil
4. Pada tampilan Pop Up cetak nota, silahkan klik Print untuk diberikan kepada Pelanggan, atau abaikan dengan klik Cancel
Jika Servisan telah berhasil melalui Proses Penyerahan Servisan, maka Servisan tersebut akan masuk ke Status Selesai, dan datanya akan tersimpan sebagai Data Transaksi yang akan dianalisa dan masuk ke Laporan Servisan Bulanan pada Dasbor Servis
Penjelasan Alur Simple dan Detail #
Dari 4 langkah diatas ( Input Transaksi Servis > Ambil kerjaan oleh Teknisi > Input Log Servis oleh Teknisi > Penyerahan Servisan ), bisa dibuat simple maupun sangat detail, tergantung kebutuhan pengguna. Perbedaan antara Simple dan Detail hanya berada pada langkah ke-3, yaitu “Input Log Servis / Input Langkah Pengerjaan“.
Berikut perbedaannya :
Berikut perbedaannya :
– Input Log Servis versi Simple
Ketika alur servis ingin dibuat simple, saat input log servis langsung ubah saja statusnya jadi final : Solved/Gagal/Batal.
Saat mengubah status menjadi final pengguna dapat sekalian menginput penggunaan sparepart & penggunaan jasa/layanan dalam sekali jalan pada saat input form
Saat mengubah status menjadi final pengguna dapat sekalian menginput penggunaan sparepart & penggunaan jasa/layanan dalam sekali jalan pada saat input form
– Input Log Servis versi Detail
Beberapa teknisi suka mencatat langkah perbaikan secara rinci, tahap demi tahap, beserta hasilnya.
Tujuannya untuk pembelajaran, memudahkan proses pengerjaan Garansi, rujukan di masa depan, dan membantu teknisi baru.
Catatan ini berguna karena banyak perangkat dengan gejala sama biasanya memiliki solusi yang sama, terutama jika jenis dan mereknya serupa.
Tujuannya untuk pembelajaran, memudahkan proses pengerjaan Garansi, rujukan di masa depan, dan membantu teknisi baru.
Catatan ini berguna karena banyak perangkat dengan gejala sama biasanya memiliki solusi yang sama, terutama jika jenis dan mereknya serupa.
Yuk, Gabung ke Grup Automan Official Community untuk dapat Support tambahan.