Pindahkan Stok Antar Cabang Tanpa Kehilangan Harga Modalnya

Kalau usaha Anda sudah punya lebih dari satu cabang, Automan memindahkan barang antar cabang sebagai transaksi yang tercatat — bukan sebagai pesan di grup WhatsApp. Cabang asal mengirim, cabang tujuan yang mengonfirmasi terima, dan harga modal barangnya ikut berpindah alih-alih di-reset jadi nol. Fitur ini juga tidak perlu dibeli terpisah: menunya muncul sendiri begitu satu akun punya lebih dari satu Store App aktif.

Barang menganggur di satu cabang, dicari mati-matian di cabang lain

Kejadiannya harian, dan bentuknya berbeda tergantung jenis usaha.

Di bengkel, satu cabang kelebihan kampas rem, filter oli, dan aki untuk tipe yang jarang masuk ke sana. Cabang di seberang kota justru menolak pekerjaan karena part yang sama kosong. Uangnya sudah keluar sejak kulakan; yang belum terjadi hanya perpindahannya.

Di toko servis elektronik arahnya sering terbalik. LCD dan baterai untuk satu tipe menumpuk di konter yang rajin ambil borongan, sementara konter satunya kehabisan tepat saat pelanggan datang membawa unit.

Cara lama menyelesaikannya selalu sama: telepon dulu, barang dibawa naik motor, lalu tidak ada yang mencatat. Sebulan kemudian dua cabang sama-sama mengaku punya stok itu, laba dua-duanya salah, dan tidak ada yang bisa menjelaskan ke mana perginya lima aki.

Transfer Stok Antar Toko: kirim, terima, selesai

Automan memakai tiga langkah yang mengikuti kejadian fisik barangnya, bukan birokrasi kantor:

1. Kirim (Sent). Cabang asal memilih barang dan jumlahnya. Stok langsung keluar dari cabang asal dan berstatus dalam perjalanan — jadi tidak ada satu unit pun yang terhitung dua kali di dua cabang.
2. Terima (Received). Yang mengonfirmasi adalah cabang tujuan, bukan pengirim. Dan boleh terima sebagian: kirim 10 filter oli, yang sampai 8, maka yang tercatat masuk 8.
3. Batal (Canceled) atau catat hilang (Loss). Sisa yang tidak pernah sampai ditutup dengan salah satu dari dua: dibatalkan sehingga nilainya kembali ke cabang asal, atau dicatat sebagai kehilangan sehingga langsung menjadi beban.

Perhatikan yang tidak ada di daftar itu: tombol “setujui”. Tidak ada tahap persetujuan atasan untuk transfer stok, dan itu memang disengaja. Yang mengesahkan perpindahan bukan tanda tangan atasan, melainkan kenyataan — barangnya sudah sampai atau belum. Karena pengesahannya ada di tangan cabang tujuan, tidak ada lagi kiriman berstatus “sudah dikirim, katanya” yang tak pernah muncul di stok mana pun.

Harga modal ikut pindah, bukan di-reset

Ini bagian yang paling sering dirusak oleh cara pencatatan seadanya.

Saat Anda mengirim, stok di cabang asal dipotong mengikuti cara hitung harga modal toko itu — FIFO (yang masuk duluan keluar duluan) atau rata-rata, sesuai yang Anda pilih. Nilai itulah yang dipakai mencatat barang masuk di cabang tujuan. Harga modalnya berpindah utuh: tidak dinolkan, tidak dibulatkan ulang, dan tidak perlu Anda ketik manual.

Kenapa ini menentukan? Kalau barang pindah dengan nilai nol, cabang tujuan seolah menerima barang gratis. Laba cabang tujuan langsung terlihat lebih besar dari kenyataan, laba cabang asal terlihat lebih kecil, dan Anda memutuskan cabang mana yang layak ditambah modal berdasarkan angka yang salah. Prinsipnya sama dengan yang berlaku di inventori sparepart: stok tanpa nilai yang benar bukan data, itu tebakan yang rapi bentuknya.

Jurnalnya terbentuk sendiri, di dua buku sekaligus

“Tercatat rapi” di halaman ini bukan kiasan. Setiap tahap transfer langsung membentuk jurnal di pembukuan kedua cabang, sebesar harga pokoknya:

Anda tidak perlu paham debit-kredit untuk ini berjalan. Tapi kalau Anda memang paham — atau akuntan Anda yang membacanya — seluruh jurnalnya bisa dibuka dan diperiksa lewat akuntansi toko servis. Itu beda antara “sistemnya bilang begitu” dan “angkanya bisa ditelusuri”.

Buka cabang kedua tanpa mengetik ulang ratusan part

Pekerjaan paling melelahkan saat membuka cabang bukan mengangkut etalase, melainkan menyiapkan datanya dari nol lagi. Salin Produk & Kategori memotong pekerjaan itu.

• Yang disalin: daftar produk cabang lama beserta kategori, subkategori, dan mereknya. Susunan katalognya berpindah utuh, bukan cuma nama barangnya.
• Yang tidak disalin: stok. Produk di cabang tujuan dibuat dengan jumlah nol. Kami menyebutnya terang-terangan karena inilah salah paham yang paling mahal — memindahkan barang tetap urusan Transfer Stok Antar Toko, bukan salin produk.
• Aturannya per produk: produk yang sudah pernah disalin akan dilewati, atau harganya diperbarui bila Anda memilih begitu. Kode barang yang sudah ada di cabang tujuan tidak digandakan, melainkan ditautkan ke produk yang sama supaya dua cabang bicara tentang barang yang sama. Sisanya dibuat baru.
• Bisa dihitung dulu tanpa disimpan. Sistem menampilkan apa yang akan terjadi — berapa dibuat, berapa ditautkan, berapa dilewati — tanpa mengubah satu data pun. Anda lihat hasilnya, baru memutuskan.

Salin Pengaturan Toko, dengan satu rem yang tidak kami lepas diam-diam

Aturan main toko yang sudah Anda setel bertahun-tahun juga bisa diturunkan ke cabang baru: hanya kolom yang masuk daftar putih, bukan seluruh isi pengaturan disikat.

Satu pengecualian sengaja dibuat tidak bisa lewat begitu saja: pengaturan persediaan dilewati bila cara hitung harga modal kedua toko berbeda dan cabang tujuan sudah punya stok. Alasannya lugas. Mengubahnya di toko yang sudah berjalan berarti mengubah harga modal barang yang sudah ada di rak dan laba yang sudah terlanjur dilaporkan. Kami lebih memilih menolak menyalin satu pengaturan daripada diam-diam mengacak harga modal cabang Anda.

“Punya lebih dari satu cabang, aplikasinya kewalahan nggak?”

Tidak, karena Automan tidak memaksa semua cabang berdesakan di satu ruang data. Tiap cabang berjalan sebagai Store App sendiri — stok sendiri, kasir sendiri, pembukuan sendiri — persis seperti waktu Anda baru punya satu toko. Yang ditambahkan multi-cabang cuma jembatan di antaranya: transfer stok, salin produk, salin pengaturan.

Kendalinya tetap di tangan Anda. Siapa yang boleh mengirim, menerima, atau menyalin ditentukan lewat hak akses per pengguna. Kepala cabang bisa diberi wewenang menerima kiriman tanpa sekalian diberi akses ke pengaturan toko.

Satu batas yang perlu Anda tahu: satu Store App dipakai untuk satu macam unit — elektronik dan barang umum atau kendaraan. Jadi kalau dua cabang Anda beda jenis usaha, misalnya bengkel motor dan konter HP, keduanya memang berjalan sebagai dua Store App terpisah di bawah satu akun. Bukan keterbatasan yang kami sembunyikan; itu cara Automan menjaga istilah dan cara kerjanya tetap cocok dengan pekerjaan nyata di tiap cabang.

“Setup cabang baru pasti makan waktu berhari-hari”

Yang benar-benar makan waktu adalah menyiapkan daftar-daftarnya: jenis unit, jasa, kategori produk, merek. Justru bagian itu yang paling bisa dipangkas.

Store App baru dimulai lewat Wizard Jenis Usaha — enam langkah berurutan: Toko, Unit, Servis, Produk, Nota & Aturan, lalu Tinjau. Isi rekomendasinya boleh Anda buang seluruhnya dan diganti daftar milik sendiri kalau cabang baru punya kekhususan.

Sesudah itu Salin Produk & Kategori memindahkan katalog cabang lama, dan Salin Pengaturan Toko memindahkan aturan yang sudah teruji. Yang tersisa untuk Anda tinggal satu pekerjaan yang memang harus manual dan tidak boleh diwakilkan ke sistem mana pun: menghitung barang fisik yang benar-benar ada di rak cabang baru.

Yang berubah buat pemilik

Stok mati berhenti jadi kerugian yang diam. Part yang kebetulan mendarat di cabang yang salah bisa dipindahkan hari itu juga, dengan nilai modalnya utuh — bukan didiamkan sampai modelnya tidak laku lagi.

Angka antar cabang jadi bisa dibandingkan. Karena harga pokok tidak dinolkan saat berpindah, laba tiap cabang berdiri di atas dasar yang sama. Perbandingan cabang A dan cabang B akhirnya mengukur kinerja, bukan mengukur siapa yang kebetulan menerima barang “gratis”.

Pertanyaan “barangnya ke mana?” punya jawaban. Setiap kiriman punya status yang jelas: dikirim, diterima, dibatalkan, atau hilang. Yang hilang pun tercatat sebagai beban — pahit, tapi jauh lebih baik daripada selisih misterius yang muncul di stok opname tiga bulan kemudian.

Kalau cabang kedua sudah jalan — atau baru rencana bulan depan

Cara paling murah membuktikannya adalah mencobanya di data Anda sendiri: aktifkan Store App kedua di akun yang sama, lalu perhatikan menu transfer muncul tanpa Anda minta. Kirim satu barang, terima sebagian, dan buka jurnalnya di kedua cabang.

Belum sampai ke titik itu? Lihat dulu demo Automan untuk melihat bagaimana satu transaksi mengalir sampai ke laporan, dan cek batas tiap paket di halaman harga.