Chat WhatsApp Terjawab 24 Jam, Calon Pelanggan Servis Tidak Melayang

Pelanggan yang layar ponselnya pecah atau motornya mogok jarang menunggu sampai toko buka. Mereka mengirim pesan lewat WhatsApp saat kejadian berlangsung — tengah malam, subuh, atau saat teknisi sedang sibuk membongkar mesin. Bila pesan dibiarkan tanpa balasan, calon pembeli biasanya beralih ke toko lain. Asisten AI WhatsApp hadir agar setiap pesan masuk terjawab seketika mengikuti aturan toko Anda.

Pesan malam hari datang, teknisi sedang sibuk bekerja

Setiap pengelola bengkel dan toko servis mengenal situasi ini: tangan sedang kotor memegang obeng atau solder, sementara ponsel toko bergetar berkali-kali. Pelanggan menanyakan ketersediaan suku cadang, ongkos pasang, atau apakah unit servis yang ditinggal kemarin sudah selesai diperiksa.

Membalas chat satu per satu menyita waktu kerja di meja servis. Bila dibalas terlambat, pelanggan merasa tidak dihiraukan. Bila dibalas tergesa-gesa, staf rawan salah menyebut harga atau salah menjanjikan waktu penyelesaian.

Keadaan lebih sulit terjadi di luar jam buka toko. Chat yang masuk larut malam sering menumpuk hingga pagi. Saat toko buka dan staf membalas pesan, calon pelanggan kerap memberi tahu bahwa unit sudah dibawa ke tempat lain.

Menjawab sesuai aturan toko Anda, bukan karangan bebas

Asisten AI di Automan bekerja menggunakan Pengetahuan Toko yang Anda tentukan sendiri. Anda menuliskan aturan operasional memakai bahasa sehari-hari: jam buka, alamat, ketentuan garansi, cara bayar, hingga ongkos pasang. AI membaca panduan tersebut dan menjawab pertanyaan pelanggan sesuai arahan yang Anda tetapkan.

Gaya komunikasi asisten dapat disesuaikan. Anda bebas menentukan sapaan pelanggan, memilih gaya bahasa santai atau resmi, serta mengatur jam aktif asisten. Nomor tertentu seperti keluarga atau pemasok juga dapat dikecualikan agar tidak dijawab otomatis.

Kejujuran percakapan tetap terjaga. Anda dapat memilih agar AI memperkenalkan diri secara terbuka sebagai asisten virtual toko, sehingga pelanggan tahu bahwa mereka sedang dilayani sistem terpadu yang membaca data toko Anda.

Harga suku cadang dan status servis diambil dari data toko

Asisten AI terhubung langsung dengan catatan barang toko. Saat ada pertanyaan ketersediaan suku cadang, asisten membaca data inventori yang tersimpan di sistem. Anda memegang kendali penuh atas rincian yang disampaikan:

• Penyebutan sisa stok: Anda menentukan apakah sisa stok fisik di rak disebutkan atau cukup dikabari bahwa barang tersedia.
• Biaya jasa pasang: Anda mengatur cara penyampaian ongkos pasang, termasuk tindakan bila suku cadang tersebut belum memiliki data biaya jasa di sistem.
• Pemeriksaan status servis: Pelanggan yang menanyakan unit servis langsung memperoleh informasi tahapan pengerjaan berdasarkan nota mereka.
• Harga khusus kelompok pembeli: Sistem mengenali pelanggan seperti teknisi rekanan, konter lain, atau reseller, sehingga harga yang diinfokan otomatis sesuai kelompok mereka.

Integrasi ini menjaga ketepatan informasi tanpa risiko salah menyebut harga atau memberi potongan tanpa persetujuan.

Tahu kapan harus diam: alih ke staf saat pelanggan mengeluh

Kekhawatiran utama pemilik usaha adalah respons kaku saat menghadapi situasi kritis. Di Automan, Asisten AI dirancang untuk mengenali batas dan tahu kapan harus diam.

Begitu pelanggan menyampaikan keluhan atau komplain garansi, asisten seketika berhenti membalas percakapan itu. Sistem meneruskan pemberitahuan ke staf agar penanganan langsung diambil alih manusia. Hal serupa berlaku saat staf toko ikut membalas chat: asisten otomatis berhenti agar percakapan tidak tumpang tindih.

Setelah urusan keluhan selesai, staf cukup menekan satu tombol di layar percakapan untuk menyerahkan kembali sesi chat kepada AI. Mode ambil alih percakapan dan tujuan terusan pesan keluhan dapat Anda atur secara leluasa.

Pertanyaan tidak menguap: calon pembeli tercatat di halaman Prospek

Banyak orang bertanya harga namun belum sempat datang ke toko. Pada aplikasi chat biasa, nomor-nomor ini cepat tertimbun dan terlupakan.

Asisten AI mencatat calon pembeli yang bertanya ke halaman Prospek secara otomatis. Dari halaman ini, tim Anda dapat meninjau kebutuhan mereka, mengatur pesan susulan otomatis, atau langsung menindaklanjutinya. Bila pembeli setuju bertransaksi, staf dapat langsung memproses data prospek menjadi nota transaksi.

Bagi staf yang membalas pesan secara langsung, tersedia tombol Usulan Balasan CS di layar chat. Tombol ini menyusun draf jawaban yang rapi memakai Saldo AI, sehingga staf cukup memeriksa isi pesan sebelum mengirimkannya ke pelanggan.

Kendali biaya pemakaian: empat tingkat kecerdasan dan tab simulasi

Biaya mengikuti pemakaian: tiap balasan memotong Saldo AI — perkiraan mulai sekitar Rp2 per balasan di tingkat Standar, tergantung panjang percakapan dan tingkat yang dipilih.

Tersedia empat tingkat kecerdasan: Standar, Menengah, Tinggi, dan Super. Anda cukup menggeser pilihan tingkat untuk menyesuaikan ketelitian bahasa dengan anggaran toko. Pengisian Saldo AI dapat dilakukan melalui Panel Akun dengan paket Rp25.000, Rp50.000, Rp100.000, Rp250.000, dan Rp500.000.

Sebelum melayani pelanggan sungguhan, Anda dapat menguji asisten di tab Uji Coba. Tab simulasi ini menampilkan cara AI merespons pertanyaan tanpa memotong saldo dan tanpa mengirim pesan keluar. Seluruh setelan, pemantauan saldo, dan riwayat pemakaian dapat dibuka lewat web maupun aplikasi Android Automan Mobile.

Cara mengaktifkan Asisten AI di toko Anda

Untuk mengaktifkan asisten, nomor WhatsApp toko perlu terhubung ke Automan lebih dulu. Anda dapat mengikuti panduan teknisnya di tutorial menghubungkan WhatsApp gateway.

Setelah sambungan aktif, tuliskan aturan toko di bagian Pengetahuan Toko (Pengaturan → Asisten Ai), tentukan tingkat kecerdasan, dan isi Saldo AI lewat Panel Akun. Asisten ini dapat bekerja berdampingan dengan modul WhatsApp Toko Servis untuk notifikasi otomatis dan modul Akuisisi Pelanggan untuk mengelola konversi penjualan. Rincian sistem dapat dilihat pada halaman harga serta rangkuman modul di halaman fitur.