Satu Nota untuk Barang dan Jasa, Stoknya Ikut Terpotong

Meja kasir usaha servis mengerjakan dua pekerjaan yang berbeda sifatnya dalam satu antrean yang sama. Ada barang yang keluar dari rak dan punya harga modal — oli, filter, kampas rem, aki, LCD, baterai, aksesori. Ada juga jasa yang tidak mengurangi stok apa pun karena yang dijual adalah waktu dan keahlian orang: ganti oli, servis rem, spooring, pasang LCD.

Aplikasi kasir yang dibuat untuk toko kelontong hanya mengenal yang pertama. Begitu keduanya dipaksa masuk ke sistem yang sama, laporan akhir hari Anda kehilangan bentuk: stok selisih, laba jasa tidak pernah terbaca terpisah, dan angka omzet besar tidak menjelaskan apa pun.

Automan memperlakukan barang dan jasa sebagai dua hal berbeda di dalam satu nota. Barang memotong stok beserta harga modalnya, jasa tercatat sebagai pendapatan, dan keduanya sampai ke laporan tanpa Anda rekap ulang.

Satu nota, dua jenis pendapatan

Di bengkel. Sebuah mobil masuk untuk servis berkala. Nota akhirnya berisi oli mesin 4 liter, satu filter oli, satu filter udara, plus jasa servis berkala dan jasa ganti oli. Sebelum pulang, pemiliknya sekalian membeli satu botol coolant untuk cadangan di rumah.

Di aplikasi kasir biasa, semua itu berakhir jadi satu baris “servis mobil Rp 850.000”. Sebulan kemudian Anda tidak tahu berapa liter oli yang benar-benar keluar dari drum, tidak tahu berapa banyak pendapatan yang datang dari jasa dan berapa dari barang, dan tidak tahu berapa laba nyata tiap pekerjaan.

Di konter. Bentuknya berbeda, kerusakannya sama. Pelanggan mengganti LCD: harga LCD-nya sendiri plus jasa pasang, ditambah pelindung kamera yang dibeli di meja depan. Digabung jadi satu baris, dan LCD yang keluar dari laci tidak pernah tercatat keluar.

Di Automan, kasir memasukkan barang sebagai barang dan jasa sebagai jasa dalam nota yang sama. Oli dan filter memotong stok dari kulakan yang benar beserta harga modalnya; jasa servis berkala masuk sebagai pendapatan jasa tanpa menyentuh stok; coolant masuk sebagai penjualan barang biasa. Satu nota untuk pelanggan, tiga jenis catatan yang benar untuk Anda.

Daftar penjualan: dari satu nota, telusuri barangnya, cicilan pembayarannya, status transaksinya, dan jurnal yang terbentuk.

Kenapa kasir toko ritel tidak pernah cocok di sini

Kasir ritel dirancang untuk satu urutan searah: pelanggan mengambil barang dari rak, kasir memindai, pelanggan bayar, selesai. Semua kejadian terjadi dalam dua menit di satu meja.

Usaha servis tidak berjalan begitu. Unit atau kendaraan diterima lebih dulu, diperiksa, estimasi biayanya dicatat dan tercetak di nota terima, dikerjakan, baru diambil beberapa jam atau beberapa hari kemudian. Saat pengambilan, kasir harus bisa memanggil data pekerjaan itu — apa yang dikerjakan, part apa yang dipakai mekanik atau teknisi, berapa yang sudah dibayar di muka.

Automan menyambung dua hal itu lewat manajemen servis dan POS yang membaca sumber data yang sama. Sparepart yang dipakai tercatat pada pekerjaan servisnya, sementara penjualan barang dan jasa bisa berada dalam satu nota. Tidak ada tahap “salin dari buku servis ke buku kasir”.

Jualan eceran yang jalan di samping servis

Hampir tidak ada usaha servis yang benar-benar hanya menjual jasa.

Bengkel menjual oli eceran ke pelanggan yang mau mengganti sendiri, menjual aki di tempat, menjual busi, wiper, dan aksesori kecil. Sebagian menyusun paket servis: ganti oli plus filter dengan satu harga paket, atau paket tune up yang dijual sebagai satu item jasa.

Konter menjual aksesori dan sparepart eceran ke teknisi lain yang belanja borongan kecil, kadang dalam antrean yang lebih panjang daripada antrean servisnya sendiri.

Semuanya berjalan di kasir yang sama. Pencarian produk lewat kode barang atau barcode scanner membantu antrean panjang tetap bergerak, dan multi-satuan mengurus barang yang dibeli per galon atau per dus tapi dijual per liter atau per pcs.

Uang yang belum penuh tetap punya nama

Ini bagian yang paling sering hilang dari catatan usaha servis, dan bengkel mengalaminya lebih sering daripada konter.

Kendaraan selesai dikerjakan sore hari. Pemiliknya membayar sebagian dan sisanya dijanjikan minggu depan karena kendaraannya dibutuhkan hari itu juga. Di buku tulis, kejadian ini biasanya berhenti sebagai coretan di pojok halaman.

Di Automan, sisa yang belum dibayar tercatat sebagai piutang atas nama pelanggan itu. Angkanya tidak hilang dari laporan dan tidak menyamar jadi omzet yang sudah masuk kas. Jadi saat Anda bertanya “uang saya yang masih di luar berapa?”, jawabannya ada, bukan hasil mengingat-ingat siapa saja yang belum melunasi.

Yang terjadi saat tombol simpan ditekan

Satu ketukan di kasir, beberapa hal terjadi sekaligus tanpa Anda kerjakan manual:

1. Stok barang berkurang di inventori sparepart, diambil dari kulakan yang benar.
2. Harga modalnya ikut tertarik, memakai cara hitung yang Anda pilih: FIFO atau rata-rata.
3. Pendapatan jasa tercatat terpisah dari pendapatan barang.
4. Pembayaran campur terpecah ke kantong masing-masing, dan sisa yang belum dibayar menjadi piutang atas nama pelanggan.
5. Datanya mengalir ke laporan owner tanpa rekap ulang.

Kalau pelanggan kembali membawa barang yang salah atau part yang bermasalah, pembatalan dan penyesuaiannya lewat retur, klaim & ralat — bukan dengan menghapus nota lama dan berpura-pura transaksinya tidak pernah ada.

Angka modal yang dibaca, bukan diingat

Perbedaan antara kasir yang terhubung ke stok dan kasir yang tidak paling jelas terlihat pada satu angka: harga modal.

Anda menjual aki seharga Rp 850.000 dan mengira modalnya Rp 620.000, karena itu harga terakhir yang Anda ingat. Padahal kiriman terakhir naik jadi Rp 655.000 dan ongkos kirimnya dibebankan per unit. Laba yang Anda catat kelebihan Rp 35.000 lebih untuk tiap aki. Dua puluh aki sebulan, dan angka di laporan sudah menyimpang cukup jauh untuk membuat Anda salah menentukan harga jual.

Di Automan, harga modal dibaca dari kartu stok sesuai cara hitung yang Anda pilih, bukan dari ingatan. Kalau uang di laci tetap tidak cocok, penyebabnya dicari di tempat yang benar: kantong pembayaran mana yang dipakai, piutang, retur, atau salah ketik — bukan di taksiran harga modal yang tidak pernah ditulis.

Dua batas yang perlu Anda tahu

Kasir web Automan butuh internet. Di versi web tidak ada mode offline dan tidak ada antrean transaksi yang menyusul saat sinyal kembali. Untuk sebagian besar lokasi ini bukan masalah; untuk bengkel di pinggiran dengan jaringan naik-turun, ini justru faktor penentu, dan lebih baik Anda tahu sekarang daripada saat antrean sedang panjang. Pengecualiannya penjualan lapangan: aplikasi Android Automan Mobile tetap jalan saat sinyal hilang — transaksi canvasser antre di HP dan terkirim sendiri begitu sinyal kembali.

Paket Lite punya batas harian. Sepuluh penjualan, lima servis, dua puluh pembelian, empat puluh retur per hari. Cukup untuk menguji sistem dengan data asli dan cukup untuk usaha yang benar-benar kecil, tapi tidak untuk hari sabtu di bengkel yang ramai. Batas berikutnya ada di Pro seharga Rp 15.000 per bulan.

Yang berubah buat pemilik

Omzet berhenti jadi satu angka gelap. Anda bisa melihat berapa yang datang dari jasa dan berapa dari barang — dua sumber yang butuh perlakuan berbeda saat Anda memutuskan menaikkan harga atau menambah orang.

Stok cocok tanpa drama akhir bulan. Karena setiap penjualan memotong stok saat itu juga, opname berubah dari acara pencarian kesalahan menjadi pemeriksaan biasa.

Kasir baru tidak butuh pelatihan seminggu. Langkahnya satu: cari barang atau jasa, masukkan, simpan. Yang rumit dikerjakan di belakang layar.

Piutang punya wajah. Nama, jumlah, dan tanggalnya tercatat, jadi menagih tidak lagi terasa seperti menuduh.

Coba di antrean Anda sendiri

Cara paling jujur menguji kasir bukan membaca daftar fitur, melainkan menjalankannya di satu hari kerja yang sebenarnya. Masukkan satu pekerjaan lengkap dengan barang dan jasanya, terima pembayaran sebagian, lalu buka laporannya.

Paket Lite gratis selamanya, tanpa perlu kartu kredit, dan toko Anda aktif kurang dari 1 menit saja.

Ingin melihat cara kerjanya lebih dulu? Ikuti demo Automan dari unit masuk sampai nota selesai, lihat gambaran lengkapnya untuk bengkel otomotif atau toko servis elektronik, dan bandingkan batas tiap paket di halaman harga.