Cara Input Klaim Garansi Servis di Automan
Garansi adalah janji — dan klaim garansi adalah saat janji itu ditagih. Toko yang mencatat klaim dengan benar bisa menjawab tiga pertanyaan sulit dalam hitungan detik: unit ini pernah diservis apa, garansinya sampai kapan, dan sudah berapa kali kembali. Toko yang tidak mencatatnya hanya bisa mengandalkan ingatan — dan ingatan selalu kalah saat berdebat dengan pelanggan.
Yang perlu disiapkan
- Paham alur servis dasar (tutorial Alur Servis).
Langkah-langkah
-
Pastikan kasusnya klaim garansi, bukan retur
Klaim garansi = unit kembali karena keluhan yang sama saat masa garansi masih berlaku, lalu dikerjakan ulang. Retur servis = transaksi dibatalkan/dikoreksi dan ada nilai yang dikembalikan. Dua jalur ini berbeda di sistem — salah jalur membuat laporan tidak jujur.
Klaim garansi ≠ retur — dua jalur berbeda. -
Cek dulu garansi servisan lamanya
Temukan servisan asal di riwayat (dari nomor nota, nama pelanggan, atau tracking servis) dan pastikan masa garansinya masih berlaku. Ini juga bekal bicara dengan pelanggan bila garansinya ternyata sudah lewat.
Cek garansi servisan asal lebih dulu. -
Input klaim lewat Perbaikan > List > Tambah baru
Isi form seperti input servisan biasa: pelanggan yang sama, unit, dan keluhannya. Klaim garansi masuk sebagai servisan baru — bukan mengedit servisan lama — supaya riwayat keduanya utuh.
Input lewat Perbaikan > List > Tambah baru. -
Aktifkan opsi Klaim Garansi pada form
Pada kolom Klaim Garansi, aktifkan fiturnya. Inilah yang membedakan servisan klaim dari servisan biasa di catatan dan laporan.
Aktifkan kolom Klaim Garansi. -
Pilih Data Lama: servisan asal yang diklaim
Masukkan data lama item servis yang diklaim garansinya. Tautan inilah yang membuat klaim berjejak: sistem tahu servisan baru ini adalah kelanjutan garansi dari pekerjaan yang mana.
Data Lama menautkan klaim ke servisan asal. -
Simpan — klaim masuk antrian dan dikerjakan seperti biasa
Setelah disimpan, item muncul di list antrian dan mengikuti alur servis normal: dikerjakan teknisi, dites, sampai penyerahan. Biaya yang ditagih (gratis penuh atau hanya part tertentu) mengikuti kesepakatan garansi toko Anda.
Klaim mengikuti alur servis normal. -
Atur kebijakan masa garansi klaim di Pengaturan Perbaikan
Automan punya setelan "garansi klaim ikut garansi lama": bila aktif, garansi melanjutkan sisa garansi asal; bila tidak, garansi dihitung baru. Contoh: garansi baterai 30 hari, rusak di hari ke-10 → opsi lama memberi sisa 20 hari, opsi baru memberi 30 hari penuh lagi. Pilih sekali, konsisten untuk semua klaim.
Kebijakan masa garansi: lanjut sisa lama atau hitung baru.
Hasil akhir
Setiap klaim garansi tercatat sebagai servisan baru yang tertaut ke servisan asalnya, dikerjakan lewat alur normal, dengan masa garansi lanjutan yang mengikuti kebijakan toko — riwayat unit utuh dan pelanggan mendapat kepastian.
Kalau ada kendala
Garansi pelanggan ternyata sudah habis
Sampaikan dengan data: tanggal servis asal dan masa garansinya ada di riwayat. Kerjakan sebagai servisan biasa (berbayar) bila pelanggan setuju — jangan dipaksakan lewat jalur klaim.
Kerusakannya berbeda dari keluhan servis asal
Klaim garansi berlaku untuk keluhan/pekerjaan yang dijamin. Kerusakan baru yang tidak berhubungan diinput sebagai servisan biasa, bukan klaim.
Bingung garansi lanjutan: sisa lama atau hitung baru?
Cek setelan garansi klaim di Pengaturan Perbaikan. Keduanya sah — yang penting kebijakannya satu dan dikomunikasikan ke pelanggan sejak awal.