Beli Per Dus, Jual Per Pcs: Multi Satuan dan Produk Rakitan
Anda membeli oli per dus isi dua belas. Anda menjualnya per botol. Dan setiap kali barang datang, seseorang di toko Anda membuka kalkulator.
Itu terlihat sepele sampai Anda menghitung berapa kali terjadi. Dua belas kali sebulan, dikali dua belas jenis barang, dikali kemungkinan salah ketik yang selalu ada. Lalu suatu hari stok sistem meleset lima puluh butir dari rak, dan tidak ada yang tahu sejak kapan.
Penyelesaiannya bukan kalkulator yang lebih besar. Satu barang boleh punya beberapa satuan sekaligus — dan tiap satuan membawa tiga hal miliknya sendiri: berapa satuan dasar yang dikandungnya, berapa harga jualnya, dan kode barangnya.
Jadi Anda mencatat “beli 2 dus”, dan sistem yang tahu itu berarti 24 botol. Anda menjual “1 botol”, dan stok berkurang satu. Tidak ada yang mengetik angka konversi lagi.
Yang biasanya mengejutkan orang adalah harga jual per satuan. Harga sedus bukan harga sebotol dikali dua belas — biasanya lebih murah, karena begitulah cara grosir bekerja. Tiap satuan menyimpan harganya sendiri, jadi diskon grosir Anda berhenti jadi hitungan manual yang bisa salah.
Lalu ada satu hal lain yang sering tertukar dengan ini, dan tutorial ini membereskan keduanya sekalian: produk rakitan. Bukan barang yang sama dalam kemasan berbeda, melainkan barang baru yang tersusun dari beberapa barang lain — paket servis berkala yang berisi oli, filter, dan busi.
Bedanya penting, karena keduanya menyelesaikan masalah yang sama sekali berbeda.
Yang perlu disiapkan
- Produk induknya sudah terdaftar beserta satuan dasarnya.
- Tentukan dulu satuan dasar yang benar — mengubahnya setelah ada transaksi jauh lebih repot.
Langkah-langkah
-
Tentukan satuan dasar sebagai satuan terkecil yang pernah Anda jual
Ini keputusan terpenting di seluruh tutorial. Kalau Anda pernah menjual satu biji, satuan dasarnya biji — bukan dus. Semua perhitungan stok bersandar pada satuan dasar, jadi memilihnya terlalu besar membuat penjualan eceran mustahil dicatat rapi.
Satuan dasar = satuan terkecil yang pernah Anda jual. -
Nyalakan saklar Multi Satuan, lalu isi angka konversinya
Saklarnya ada di seksi Pengaturan pada form produk, sederet dengan Punya Stok dan Bergaransi. Sesudah menyala, tiap satuan tambahan membawa berapa satuan dasar yang dikandungnya. Satu dus berisi 24 biji, satu lusin berisi 12. Angka inilah yang membuat sistem tahu bahwa membeli dua dus berarti stok bertambah 48 — Anda tidak perlu menghitungnya sendiri.
Nyalakan Multi Satuan, lalu isi angka konversinya. -
Beri harga jual sendiri untuk tiap satuan
Ini yang paling sering dikira tidak mungkin. Harga per dus bukan sekadar harga biji dikali 24 — biasanya lebih murah, karena begitulah cara orang menjual grosir. Tiap satuan menyimpan harga jualnya masing-masing, jadi diskon grosir tidak perlu dihitung manual tiap transaksi.
Tiap satuan boleh punya harga jualnya sendiri. -
Beri kode barang sendiri kalau memang dibutuhkan
Tiap satuan bisa punya kode sendiri. Berguna kalau pemasok Anda memakai kode berbeda untuk kemasan besar, atau kalau barcode di dus berbeda dengan barcode di satuan biji.
-
Uji dengan satu pembelian dan satu penjualan sungguhan
Beli satu dus, lalu jual satu biji. Buka kartu stoknya. Kalau konversinya benar, stok naik 24 lalu turun 1. Kalau yang muncul naik 1 lalu turun 1, angka konversinya belum terisi — dan seluruh stok Anda akan salah sejak hari itu.
-
Sekarang saklar Rakitan — masalah yang berbeda
Di deretan saklar yang sama dengan Multi Satuan, ada satu bernama Rakitan. Multi Satuan itu barang yang sama dalam kemasan berbeda; Rakitan itu barang baru yang tersusun dari beberapa barang lain. Paket servis berkala berisi oli, filter, dan busi adalah Rakitan — bukan Multi Satuan. Dua saklar bertetangga, dua masalah yang sama sekali berlainan.
Rakitan menyelesaikan masalah yang berbeda dari multi satuan. -
Susun komponennya beserta jumlah tiap komponen
Produk rakitan menyimpan daftar komponen dan berapa banyak masing-masing. Satu paket ganti oli berisi 4 liter oli, 1 filter oli, dan 1 ring baut. Jumlah itu yang dipakai saat paketnya terjual.
Susun komponen beserta jumlah tiap komponen. -
Pahami batasnya sekarang, jangan sesudah stok kacau
Ini bagian yang harus jujur. Rakitan MENCATAT susunan komponen paket, tapi menjual paketnya TIDAK otomatis memotong stok tiap komponen. Jadi paket tetap perlu punya stoknya sendiri, dan pemakaian bahannya tetap Anda catat seperti biasa. Kalau yang Anda harapkan adalah stok oli otomatis berkurang begitu paket ganti oli terjual, harapan itu perlu diluruskan sekarang.
-
Konsekuensi praktisnya: paket perlu distok sendiri
Karena stok paket berdiri sendiri, ketersediaannya juga dihitung dari stok paket itu — bukan dari berapa banyak komponen yang Anda punya. Punya 50 oli dan 25 filter tidak membuat paket ganti oli otomatis tersedia. Paket perlu ditambah stoknya lewat pembelian atau stok opname, persis seperti produk biasa. Ini yang paling sering mengejutkan orang, jadi putuskan sekarang apakah Anda siap mengelola satu stok tambahan.
Konsekuensinya: paket perlu distok sendiri. -
Kalau begitu, apa gunanya? Konsistensi dan bukti
Dua hal. Pertama, susunan paket tercatat resmi — jadi "paket servis berkala" berarti hal yang sama di semua cabang dan di semua kasir, bukan tergantung siapa yang melayani. Kedua, susunan itu ikut terekam di log perubahan, jadi kalau suatu hari isi paket diubah diam-diam, jejaknya ada. Untuk toko yang punya lebih dari satu orang di kasir, itu bukan hal kecil.
-
Jangan berlebihan: buat paket hanya untuk yang benar-benar sering dibeli bersama
Toko yang membuat dua puluh paket akhirnya tidak memakai satu pun, karena mencari paket jadi lebih lama daripada memilih barangnya satu per satu. Mulai dari tiga paket yang paling sering laku bersamaan — dan ingat konsekuensi stoknya di langkah sebelumnya.
Hasil akhir
Barang yang dibeli dalam kemasan besar dan dijual eceran tercatat dengan konversi otomatis dan harga per satuan sendiri — dan susunan paket rakitan tercatat resmi sehingga isinya sama di semua kasir, dengan batasan stoknya yang Anda pahami sejak awal.
Kalau ada kendala
Beli satu dus tapi stok cuma bertambah satu
Angka konversi satuan itu belum diisi atau terisi 1. Perbaiki konversinya, lalu betulkan stoknya lewat opname — perbaikan konversi tidak menghitung ulang transaksi yang sudah lewat.
Harga jual per dus ikut berubah saat saya mengubah harga per biji
Periksa apakah harga untuk satuan dus memang sudah diisi tersendiri. Satuan yang harganya kosong akan mengikuti perhitungan dari satuan dasar.
Saya salah memilih satuan dasar, sekarang semuanya kacau
Jangan mengubah satuan dasar produk yang sudah punya riwayat transaksi. Lebih aman membuat produk baru dengan satuan dasar yang benar, mengarsipkan yang lama, lalu memindahkan sisa stoknya lewat opname.
Paket terjual tapi stok komponennya tidak berkurang
Itu perilaku yang benar, bukan kerusakan. Rakitan mencatat susunan paket, bukan memotong stok komponen saat terjual. Catat pemakaian bahannya seperti biasa — lewat servis untuk pekerjaan bengkel, atau penjualan komponen tersendiri.
Saya ingin stok komponen berkurang otomatis saat paket terjual
Belum bisa. Untuk sekarang, cara yang jujur adalah menjual komponennya sebagai baris terpisah di satu nota — stoknya benar, dan pelanggan tetap membayar satu total. Paket rakitan dipakai untuk menyeragamkan isinya, bukan untuk menggerakkan stok.