Retur Pembelian: Barang Rusak Jadi Klaim ke Supplier
Sparepart yang rusak dari sananya bukan kerugian Anda — sampai Anda mendiamkannya sampai lewat masa klaim.
Di situlah uang toko berubah jadi kardus di sudut gudang. Klaim ke supplier butuh dua hal: barangnya tercatat rusak, dan klaimnya punya jejak.
Kuncinya ada di catatan asal barang: klaim hanya kuat kalau toko bisa menunjukkan barang itu dibeli dari supplier mana dan kapan. Karena pembelian di Automan tercatat per batch, informasi itu menempel pada barangnya — Anda datang ke supplier membawa data, bukan ingatan. Apakah klaim diterima tetap keputusan supplier; tugas sistem memastikan prosesnya tercatat dan tidak menguap.
Yang perlu disiapkan
- Data pembelian asal tercatat di sistem.
- Item rusak sudah masuk daftar Produk Rusak, yaitu dari retur penjualan atau retur servis yang kondisinya dipilih Rusak (Klaim Garansi).
Langkah-langkah
-
Buka Persediaan → Produk Rusak
Pool ini menampung part rusak yang masih punya potensi klaim — bukan langsung dibuang sebagai rugi.
Pool Stok Rusak: part rusak tidak langsung dibukukan sebagai rugi. -
Pilih item yang bisa diklaim
Item yang berasal dari pembelian tercatat membawa data asalnya: dari supplier mana, dari nota pembelian yang mana.
Item membawa data asalnya: dari supplier dan nota pembelian mana. -
Klik aksi klaim supplier
Aksi ini memulai proses klaim garansi untuk item tersebut.
Aksi klaim memulai proses klaim garansi item tersebut. -
Sistem membuat retur pembelian jenis klaim
Klaim tercatat sebagai retur pembelian yang menunjuk pembelian asal — jejaknya utuh dari beli, rusak, sampai klaim.
Jejak utuh: beli → rusak → klaim, semuanya tersambung. -
Untuk produk ber-nomor seri/IMEI, pilih nomor seri yang di-void
Kalau produknya dilacak per nomor seri atau IMEI, form retur menampilkan daftar serial pada tab Tersedia dengan kolom No, Serial/IMEI, dan Tanggal Terpakai. Anda memilih sendiri nomor seri mana yang ikut di-void dalam klaim ini — bukan sekadar mengurangi jumlah qty. Ini penting supaya unit yang benar yang tercatat kembali ke supplier, bukan unit lain dengan nomor seri berbeda yang kebetulan masih ada di stok.
Kompensasi mengikuti kesepakatan: barang pengganti atau pengurang utang. -
Isi informasi supplier, alasan, dan kompensasi
Kompensasi mengikuti kesepakatan dengan supplier — misalnya barang pengganti atau pengurang utang.
Pantau status klaim; stok dan utang terkoreksi sesuai hasilnya. -
Simpan dan cek status klaim
Pantau klaim yang berjalan; stok dan utang supplier terkoreksi sesuai hasilnya.
Hasil akhir
Part rusak yang memenuhi syarat berubah dari calon kerugian menjadi klaim garansi yang tercatat, lengkap dengan asal barang dan status prosesnya.
Kalau ada kendala
Aksi klaim tidak muncul pada item
Pastikan item berasal dari pembelian yang tercatat dan punya data supplier — klaim butuh tujuan yang jelas.
Item tidak ada di Stok Rusak
Cek kolom Kondisi pada retur asalnya: hanya Rusak (Klaim Garansi) yang masuk daftar ini. Kondisi rusak yang dibuang atau hilang memang tidak masuk.
Supplier menolak klaimnya
Catat tetap sebagai klaim, lalu tutup dengan hasil ditolak. Barangnya berpindah jadi kerugian toko yang tercatat, bukan hilang diam-diam. Pola penolakan per supplier itu sendiri informasi berharga saat menawar tahun depan.
Supplier mengganti barang, bukan uang
Perlakukan sebagai barang masuk baru dengan nilai sesuai kesepakatan. Yang penting: klaim lamanya tetap ditutup supaya tidak terlihat masih menggantung di daftar.
Tidak ada pilihan nomor seri saat retur
Pilihan nomor seri hanya muncul untuk produk yang memang dilacak per serial/IMEI. Untuk produk biasa, retur cukup dicatat lewat jumlah qty tanpa perlu memilih unit mana yang di-void.