Automan Automan
English
Masuk Pakai Automan gratis

Cara Stok Opname di Automan

Tingkat Menengah Peran Owner/Admin, Purchasing Modul Inventory Estimasi 60 menit
Diperbarui

Pelanggan menanyakan satu part. Sistem bilang ada tiga. Rak bilang kosong.

Selisih seperti itu tidak muncul tiba-tiba — ia menumpuk dari puluhan kejadian kecil yang tidak sempat dicatat. Opname bukan ritual tahunan; ia cara menemukan penyebabnya selagi masih ingat.

Ilustrasi: Cara Stok Opname di Automan

Satu prinsip yang membedakan opname benar dari “edit stok”: selisih diselesaikan lewat transaksi yang berjejak, bukan mengubah angka diam-diam. Angka boleh salah hari ini; yang tidak boleh adalah angka yang berubah tanpa ada yang tahu kenapa.

Yang perlu disiapkan

  • Produk dan stok sudah tercatat di sistem.
  • Waktu tenang tanpa transaksi berjalan (sebelum buka atau setelah tutup).

Langkah-langkah

  1. Pilih waktu tanpa transaksi berjalan

    Opname paling akurat saat tidak ada barang keluar-masuk: sebelum buka, setelah tutup, atau blok per rak di jam sepi.

    Toko dalam kondisi tenang tanpa transaksi, siap memulai opname
    Opname akurat butuh jeda tanpa barang keluar-masuk.

  2. Buka Persediaan → Stok Opnam

    Mulai sesi opname dari menu Persediaan → Stok Opnam. Opname bisa menyeluruh atau per bagian (per kategori/rak) — yang penting konsisten sampai selesai.

    Menu stok opname terbuka dengan pilihan opname menyeluruh atau per kategori
    Bisa menyeluruh atau per rak/kategori — yang penting konsisten.

  3. Hitung fisik per produk

    Hitung barang yang benar-benar ada di rak/laci. Dua orang lebih baik: satu menghitung, satu mencatat.

    Penghitungan fisik barang di rak dengan lembar hitung
    Dua orang lebih baik: satu menghitung, satu mencatat.

  4. Masukkan qty hasil hitung ke sistem

    Isi jumlah fisik apa adanya — jangan "disamakan" dengan angka sistem. Justru selisihnya yang sedang dicari.

    Pengisian qty fisik hasil hitung ke form opname
    Isi apa adanya — selisihnya justru yang sedang dicari.

  5. Baca daftar selisih

    Sistem membandingkan stok tercatat vs fisik dan menampilkan selisihnya per produk — mana yang lebih, mana yang kurang.

    Daftar selisih stok tercatat vs fisik per produk
    Sistem menampilkan mana yang lebih dan mana yang kurang.

  6. Konfirmasi penyesuaian stok

    Penyesuaian tercatat sebagai transaksi opname yang berjejak — bukan mengedit angka stok diam-diam. Kartu stok tetap bisa menceritakan kapan dan kenapa stok berubah.

    Konfirmasi penyesuaian stok tercatat sebagai transaksi opname berjejak
    Penyesuaian berjejak di kartu stok — bukan edit diam-diam.

  7. Tindak lanjuti penyebab selisih

    Selisih adalah gejala. Cari polanya: barang terpakai servis tapi tidak dicatat, penjualan tanpa nota, atau barang pindah rak. Perbaiki kebiasaannya supaya opname berikutnya lebih kecil selisihnya.

    Analisis pola penyebab selisih untuk perbaikan kebiasaan pencatatan
    Selisih adalah gejala — perbaiki kebiasaan penyebabnya.

Hasil akhir

Stok sistem cocok dengan fisik, setiap penyesuaian tercatat berjejak di kartu stok, dan pola penyebab selisih diketahui untuk diperbaiki.

Kalau ada kendala

Selisih besar di banyak produk

Jangan langsung sesuaikan semua. Cek dulu transaksi yang belum dicatat (servis/penjualan berjalan), lalu hitung ulang produk yang selisihnya paling besar.

Stok berubah saat opname berlangsung

Ada transaksi berjalan di tengah opname. Selesaikan/hentikan transaksi dulu, lalu hitung ulang bagian yang terpengaruh.

Ragu apakah boleh mengubah stok langsung tanpa opname

Hindari — perubahan stok tanpa jejak membuat kartu stok tidak bisa dipercaya. Selalu lewat opname atau transaksi (pembelian/retur) yang berjejak.

Tutorial terkait

Pilihan terkait

Lihat fitur inventori sparepart Pakai Automan gratis