Cara Melunasi Utang Supplier dan Menagih Piutang
Dua daftar yang paling sering dilupakan justru dua daftar yang paling menentukan: siapa yang belum Anda bayar, dan siapa yang belum membayar Anda.
Keduanya punya tanggal jatuh tempo, dan keduanya tidak pernah muncul di rekap penjualan mana pun.
Dua-duanya punya musuh yang sama — lupa. Automan menggantikan ingatan dengan daftar jatuh tempo, pembayaran yang menempel pada nota, dan status lunas yang dihitung sistem. Tugas manusia tinggal dua: membaca daftar setiap pagi, dan mencatat setiap pembayaran pada nota yang benar.
Yang perlu disiapkan
- Ada transaksi tempo yang tercatat (pembelian tempo atau penjualan/servis belum lunas).
Langkah-langkah
-
Buka Laporan Keuangan → Piutang Utang
Dua daftar yang wajib dikenal: utang (toko belum bayar ke pemasok) dan piutang (pelanggan belum bayar ke toko) — keduanya lengkap dengan jatuh tempo di satu menu ini.
Dua daftar wajib: siapa belum kita bayar, siapa belum bayar kita. -
Prioritaskan yang mendekati jatuh tempo
Urutkan dari jatuh tempo terdekat. Utang yang dibayar tepat waktu menjaga hubungan supplier; piutang yang ditagih cepat menjaga kas.
Prioritas dari jatuh tempo terdekat. -
Buka transaksi asal dan tambah pembayaran
Pembayaran dicatat pada transaksinya — bukan sebagai catatan lepas — supaya jelas nota mana yang berkurang sisanya.
Pembayaran menempel ke notanya — bukan catatan lepas. -
Catat pembayaran penuh atau cicilan
Bayar sebagian? Tidak masalah — setiap cicilan tercatat dengan tanggal dan kantongnya, dan sisa tagihan terlihat jelas.
Cicilan tercatat satu per satu; sisa tagihan selalu terlihat. -
Biarkan status dihitung sistem
Status Lunas/Cicil/Belum Bayar berubah otomatis dari total pembayaran — tidak ada yang perlu diubah manual.
Status dihitung sistem dari total pembayaran. -
Aktifkan reminder piutang bila WhatsApp terhubung
Reminder jatuh tempo bisa dikirim otomatis ke pelanggan — sopan, konsisten, dan tidak bergantung ingatan kasir.
Reminder otomatis: sopan, konsisten, tidak mengandalkan ingatan. -
Cek saldo kantong setelah pembayaran
Setiap pembayaran menggerakkan saldo kantong. Cocokkan sebentar: uang yang tercatat keluar/masuk sesuai kantongnya.
Cocokkan sebentar: kas bergerak sesuai catatan.
Hasil akhir
Utang dan piutang terkontrol: jatuh tempo terbaca, setiap pembayaran/cicilan berjejak pada nota asalnya, status lunas dihitung otomatis, dan kas bergerak sesuai catatan.
Kalau ada kendala
Status belum berubah jadi Lunas padahal sudah bayar
Cek apakah pembayaran tercatat pada transaksi yang benar dan jumlahnya menutup seluruh sisa — sisa sekecil apa pun membuat status tetap Cicil.
Pelanggan mengaku sudah bayar tapi tidak ada catatannya
Cari di riwayat pembayaran nota tersebut. Kalau memang belum tercatat, catat sekarang dengan tanggal kejadian sebenarnya — jangan tanggal hari ini.
Takut reminder terkirim ke pelanggan yang sudah lunas
Sistem mengecek ulang status tagihan tepat sebelum reminder dikirim — tagihan yang sudah lunas dibatalkan otomatis dari antrean pengiriman.