Automan Automan
English
Masuk Pakai Automan gratis

Impor Data Pemasok: Daftar Supplier Terisi Tanpa Ketik Ulang

Tingkat Dasar Peran Owner, Admin Modul Impor & Ekspor Data Estimasi 10 menit
Diperbarui

Setiap toko yang baru pindah ke Automan menghadapi pertanyaan yang sama: pemasok lama sudah tersimpan rapi di Excel, jadi haruskah semuanya diketik ulang satu per satu? Untuk toko dengan puluhan bahkan ratusan pemasok, mengetik ulang bukan cuma lambat — itu juga pintu masuk salah ketik nomor HP, nama ganda, dan data yang tidak pernah benar-benar sinkron dengan catatan lama.

Automan menutup pintu itu dengan satu wizard yang sama persis dipakai untuk mengimpor pelanggan, tinggal disesuaikan untuk pemasok. Anda mengunggah berkas Excel atau CSV yang sudah Anda punya, mencocokkan kolomnya sekali saja, memeriksa hasilnya sebelum apa pun benar-benar tersimpan, lalu menjalankannya. Tidak ada ketik ulang, dan tidak ada tebak-tebakan soal kolom mana yang harus diisi apa.

Yang membuat alur ini aman dipakai bahkan oleh yang belum pernah mengimpor apa pun sebelumnya adalah urutan langkahnya: cocokkan kolom dulu, lalu pratinjau, baru jalankan. Baris yang bermasalah ditandai sebelum ada satu pun yang masuk ke daftar Pemasok sungguhan — jadi kesalahan format di Excel tidak akan mencemari data yang sudah rapi.

Kolom yang tidak dikenali sistem juga tidak menggagalkan apa pun. Itu berarti Anda boleh mengunggah berkas ekspor dari sistem lama apa adanya, tanpa membersihkan setiap kolom asing lebih dulu — Automan yang memilah mana yang relevan.

Hasil akhirnya: daftar pemasok yang sebelumnya hidup di file Excel terpisah, sekarang jadi bagian dari Automan — siap dipakai langsung untuk transaksi pembelian, tanpa satu pun nama yang perlu diketik ulang dari nol.

Catatan

Screenshot UI untuk tutorial ini menyusul. Panduan tetap bisa diikuti lewat nama menu, tombol, dan field yang disebutkan di setiap langkah.

Yang perlu disiapkan

  • Daftar pemasok sudah dirapikan di Excel/CSV — satu baris satu pemasok, tanpa duplikat nama.
  • Tahu kolom mana yang wajib diisi supaya tidak bolak-balik cocokkan kolom.

Langkah-langkah

  1. Buka Mitra → Pemasok, lalu tekan tombol Impor

    Halaman yang terbuka judulnya "Impor Pemasok", dengan ringkasan alurnya tertulis jelas di atas: "Unggah berkas, cocokkan kolom, periksa pratinjau, lalu jalankan." Empat kata itu memang persis urutan yang akan Anda lewati. Kalau berubah pikiran di tengah jalan, tombol "Kembali ke Pemasok" selalu ada untuk keluar tanpa mengubah apa pun.

  2. Baru pertama kali? Unduh template dulu

    Dua tombol tersedia: "Unduh Template Ringkas" dan "Unduh Template Lengkap". Template ini sudah berisi contoh baris terisi dan lembar Petunjuk, jadi Anda tinggal menimpa contohnya dengan data pemasok sendiri. Kalau data pemasok Anda sudah rapi di file lain, langkah ini boleh dilewati — asal nama kolomnya nanti bisa dicocokkan manual di langkah berikutnya.

  3. Unggah berkas ke drop zone

    Kotak unggahnya bertuliskan "Letakkan berkas di sini, atau klik untuk memilih". Formatnya boleh .xlsx, .xls, atau .csv, dengan batas 10 MB dan 20.000 baris per unggahan. Kalau daftar pemasok Anda lebih besar dari itu, pecah dulu jadi beberapa berkas — memaksakan satu file raksasa hanya membuat Anda menunggu lebih lama untuk tahu ada baris yang gagal.

  4. Cocokkan kolom di Langkah 2

    Automan menampilkan tabel tiga kolom: Kolom di berkas Anda, Kolom Automan (berupa dropdown), dan lima isi pertama sebagai contoh. Tebakan biasanya sudah diisikan otomatis kalau nama kolom Anda mirip standar Automan. Kolom yang wajib ditandai bintang (*); kolom di berkas Anda yang tidak dikenali sistem boleh dibiarkan tidak dicocokkan — itu tidak akan menggagalkan impor, hanya diabaikan.

  5. Lewati langkah penyesuaian data di tengah wizard

    Pada impor pelanggan, langkah ketiga dipakai untuk mengelompokkan jenis pelanggan. Data pemasok tidak punya pengelompokan itu, jadi langkah ini pada varian pemasok hanya berupa jeda konfirmasi singkat sebelum masuk ke Pratinjau — tidak ada pilihan yang perlu Anda putuskan di sini.

  6. Periksa Pratinjau sebelum menjalankan apa pun

    Ini uji coba, bukan proses sungguhan — belum ada satu baris pun yang masuk ke daftar Pemasok pada tahap ini. Automan memisahkan baris yang siap dari baris yang bermasalah, supaya Anda tahu persis apa yang akan terjadi sebelum menekan tombol yang tidak bisa ditarik kembali.

  7. Perbaiki dulu baris yang ditandai bermasalah

    Kalau ada baris merah di Pratinjau, jangan langsung dipaksa jalan. Kembali ke berkas Excel, perbaiki barisnya — biasanya nama kosong atau kolom wajib yang belum terisi — lalu ulangi dari unggah. Membetulkan di sini jauh lebih murah daripada membetulkan setelah pemasoknya sudah tercampur dengan data lama.

  8. Tekan Jalankan untuk menyelesaikan impor

    Setelah Pratinjau terlihat bersih, langkah terakhir mengeksekusi baris yang valid ke daftar Pemasok sungguhan. Baris yang masih bermasalah tidak ikut masuk, jadi menjalankan impor lebih awal tidak akan merusak data yang sudah baik.

  9. Cek hasilnya lewat tombol Kembali ke Pemasok

    Tombol yang sama yang tadi dipakai untuk membatalkan sekarang membawa Anda melihat hasilnya. Buka beberapa pemasok yang baru masuk secara acak — nama, nomor HP, dan kolom lain yang Anda isi — untuk memastikan pencocokan kolom di Langkah 2 tadi benar-benar sesuai maksud Anda.

Hasil akhir

Daftar pemasok berpindah dari Excel ke Automan lewat wizard yang sama seperti impor pelanggan — unggah, cocokkan kolom, pratinjau, jalankan — tanpa mengetik ulang satu per satu, dan tanpa baris bermasalah yang ikut lolos tanpa Anda sadari.

Kalau ada kendala

Kolom di berkas saya tidak muncul di dropdown Kolom Automan

Aman untuk dibiarkan begitu. Kolom yang tidak dikenali sistem cukup diabaikan dan tidak akan menggagalkan proses impor — data di kolom itu memang tidak ikut masuk.

Nomor HP pemasok formatnya campur aduk (08xxx, +62, dengan spasi)

Tidak perlu dirapikan manual dulu di Excel. Nomor HP boleh ditulis bebas, sistem yang merapikannya otomatis saat impor berjalan.

Berkas ditolak begitu diunggah

Cek dua batasnya: ukuran maksimal 10 MB dan jumlah baris maksimal 20.000. Kalau melebihi salah satunya, pecah berkas jadi beberapa bagian lalu impor bertahap.

Pemasok yang sama muncul dua kali setelah impor

Sistem tidak menggabungkan otomatis pemasok dengan nama sama — satu baris di berkas selalu jadi satu pemasok baru. Bersihkan duplikat di Excel sebelum diunggah, karena menggabungkan dua data yang sudah tercampur di Automan jauh lebih merepotkan.

Semua baris ditandai bermasalah di Pratinjau

Biasanya kolom wajib (bertanda *) belum dicocokkan dengan benar di Langkah 2. Kembali ke langkah itu dan pastikan setiap kolom wajib sudah menunjuk ke kolom yang benar di berkas Anda.

Tutorial terkait

Pilihan terkait

Lihat tutorial input pembelian Pakai Automan gratis