Menangani Servis yang Dibatalkan
Pembatalan itu bagian normal dari usaha servis: pelanggan berubah pikiran, part tidak tersedia, atau biaya tidak disepakati. Yang membedakan toko rapi dan toko kacau bukan ada-tidaknya pembatalan — tapi apakah pembatalannya tercatat.
Automan memaksa satu kebiasaan sehat: setiap pembatalan harus memutuskan nasib sparepart yang terlanjur terpakai — kembali ke stok, dibayar pelanggan, atau diakui sebagai rugi toko. Tidak ada part yang “menguap”.
Yang perlu disiapkan
- Paham alur servis dasar (tutorial Alur Servis).
Langkah-langkah
-
Pahami dulu: batal ≠ hapus
Servis yang batal tidak dihapus dari sistem — dia diberi status Batal. Riwayatnya tetap ada: kapan masuk, sempat dikerjakan apa, kenapa batal. Ini melindungi toko saat pelanggan datang lagi membawa cerita berbeda.
Batal ≠ hapus — riwayat tetap melindungi toko. -
Catat status Batal lewat catatan pekerjaan
Buka item servisannya, lalu tambahkan satu catatan pekerjaan dan pilih status final pembatalan yang dipakai toko Anda. Kalau sparepart sudah terlanjur terpasang, dua kolom tambahan langsung muncul di form yang sama: Sparepart Kembali dan Konsekwensi — tidak perlu dicari di tempat lain.
Field pembatalan tampil pada form ketika sparepart sudah terpakai. -
Kasus A — belum ada sparepart terpakai: langsung selesai
Bila teknisi belum memasang apa pun, pembatalan sederhana: unit dikembalikan, tidak ada tagihan part. Biaya cek (bila toko menerapkan) mengikuti kebijakan toko.
Belum ada part terpasang: pembatalan sederhana. -
Kasus B — sparepart terpakai, pilih: Sparepart Kembali
Opsi ini menarik sparepart dari transaksi dan mengembalikan stoknya ke Persediaan — dipakai saat part masih bisa dilepas dan layak dipakai lagi.
Part layak pakai kembali ke Persediaan. -
Kasus C — sparepart tidak bisa kembali: pilih Konsekwensi
Bila part tidak dikembalikan, field Konsekwensi wajib diisi. Pilihan UI saat ini tertulis Costumer Pay atau Count Loss. Costumer Pay mempertahankan biaya part pada tagihan; Count Loss mengurangi biaya tersebut dari tagihan dan mencatat nilai part sebagai rugi.
Part tak bisa kembali: biaya dipertahankan atau dihitung rugi. -
Selesaikan penyerahan unit seperti biasa
Serahkan unit lewat proses penyerahan; nota memuat keputusan pembatalannya. Stok, kas, dan laporan otomatis mengikuti opsi yang Anda pilih.
Stok, kas, dan laporan mengikuti opsi yang dipilih.
Hasil akhir
Setiap pembatalan tercatat dengan status Batal beserta keputusan sparepart-nya (kembali ke stok, dibayar pelanggan, atau ditanggung toko) — stok dan laporan tetap jujur, riwayat tetap utuh.
Kalau ada kendala
Bingung memilih Costumer Pay atau Count Loss
Tanyakan satu hal: sesuai kesepakatan, siapa yang menanggung part yang terlanjur terpakai? Jika pelanggan membayar, pilih Costumer Pay sesuai label UI saat ini. Jika toko menanggung, pilih Count Loss.
Stok tidak bertambah setelah pembatalan
Cek opsi yang dipilih — hanya Sparepart Kembali yang mengembalikan stok. Opsi Konsekwensi memang tidak mengembalikan barang ke Persediaan.
Servis batal tapi pelanggan sudah bayar DP
Selesaikan lewat penyerahan — sistem menghitung posisi akhirnya: DP bisa menutup biaya yang tetap ditagih, dan kelebihannya tampil untuk dikembalikan.