Automan Automan
English
Masuk Pakai Automan gratis

Ralat: Membetulkan Servisan yang Sudah Selesai Tanpa Menghapus Jejak

Tingkat Menengah Peran Owner, Admin Modul Perbaikan, Ralat Estimasi 9 menit
Diperbarui

Transaksi sudah ditutup. Pelanggan sudah pulang. Notanya sudah tercetak.

Lalu seminggu kemudian Anda membuka laporan dan menyadari harga jasanya tertulis seratus lima puluh ribu, padahal yang disepakati dua ratus lima puluh. Atau ada sparepart yang benar-benar dipasang tapi tidak pernah masuk ke tagihan.

Di titik ini kebanyakan toko melakukan satu dari dua hal, dan keduanya buruk. Yang pertama: mendiamkannya, karena mengubah transaksi lama terasa berbahaya. Akibatnya laporan Anda salah selamanya, dan Anda berhenti mempercayai angka Anda sendiri. Yang kedua: mengubah datanya diam-diam lewat jalan lain, sehingga angkanya benar tapi tidak ada yang tahu kenapa berubah — dan itu jauh lebih berbahaya.

Ralat adalah pintu yang benar untuk keduanya. Anda memilih transaksi yang salah, membetulkan angkanya, dan sistem menghitung ulang totalnya.

Yang membuatnya layak dipercaya ada di balik layar: tiap ralat tersimpan sebagai versi tersendiri, lengkap dengan angka-angka sebelum diubah. Yang lama tidak dihapus. Jadi pertanyaan “kok angkanya berubah?” selalu bisa dijawab dengan menunjukkan, bukan menjelaskan.

Satu peringatan sebelum Anda membukanya: ralat bukan tempat merapikan. Godaan terbesar adalah membetulkan tiga hal lain yang kebetulan terlihat kurang rapi — dan tutorial ini akan menjelaskan kenapa itu justru membuat jejaknya tidak berguna.

Yang perlu disiapkan

  • Transaksi servis yang mau diralat sudah ada dan sudah selesai.
  • Anda tahu persis apa yang salah. Membuka ralat sambil mencari-cari adalah cara tercepat membuat kesalahan kedua.

Langkah-langkah

  1. Pastikan dulu ini memang perkara ralat, bukan retur

    Tiga hal yang sering tertukar. Retur adalah barang atau pekerjaan yang dikembalikan pelanggan. Batal adalah servisan yang tidak jadi dikerjakan. Ralat adalah transaksi yang pekerjaannya benar tapi angkanya salah dicatat. Salah pintu di sini membuat laporan Anda bercerita hal yang tidak terjadi.

  2. Buka Perbaikan → Ralat, lalu Tambah baru

    Layar menyambut dengan satu kalimat: "Pilih transaksi perbaikan yang akan diralat!" Anda tidak mengetik nomor nota dari ingatan — Anda memilihnya dari daftar transaksi yang sudah ada.

    Menu Ralat pada Perbaikan beserta daftar ralat yang pernah dibuat
    Ralat punya menunya sendiri, terpisah dari retur.

  3. Cari transaksinya lewat kolom yang paling Anda ingat

    Daftarnya menampilkan Waktu Masuk, Waktu Diambil, Nomor Nota, Pelanggan, Nomor Kontak, Daftar Item, data unitnya, Model, Kode Cari, dan siapa yang mengerjakan. Kalau Anda lupa nomor notanya, cari lewat nama pelanggan atau Kode Cari — itu yang biasanya masih menempel di ingatan. Tekan Pilih pada barisnya.

    Pencarian transaksi servis yang akan diralat
    Cari lewat kolom yang paling Anda ingat.

  4. Pahami hal terpenting: ralat tidak menimpa, ralat membuat versi

    Inilah alasan fitur ini layak dipercaya. Tiap ralat tersimpan sebagai versi tersendiri lengkap dengan angka-angka sebelumnya — total tagihan, total diskon, total pembayaran, biaya jasa, dan biaya sparepart. Yang lama tidak hilang. Jadi kalau nanti ada yang bertanya "kok angkanya berubah?", jawabannya bisa ditunjukkan, bukan dijelaskan.

    Daftar versi ralat memperlihatkan ralat membuat versi baru, bukan menimpa
    Ralat tidak menimpa — ralat membuat versi.

  5. Betulkan yang salah saja — jangan sekalian merapikan yang lain

    Godaan terbesar saat membuka ralat adalah membetulkan tiga hal lain yang kebetulan terlihat kurang rapi. Jangan. Satu ralat sebaiknya menjawab satu kesalahan, karena versi yang isinya banyak perubahan sekaligus mustahil ditelusuri saat Anda mencari tahu mana yang bermasalah.

  6. Tulis catatannya seperti menjelaskan ke orang lain, bukan ke diri sendiri

    Ada kolom catatan pada tiap ralat. "Perbaikan" tidak berguna. "Harga jasa tertulis 150rb, seharusnya 250rb sesuai kesepakatan awal" berguna — karena tiga bulan lagi yang membacanya bukan Anda, dan dia tidak punya konteks apa pun selain kalimat itu.

  7. Periksa angka totalnya sesudah ralat tersimpan

    Ralat menghitung ulang totalnya. Buka transaksinya lagi dan baca tiga angka: total tagihan, total pembayaran, dan sisanya. Kalau transaksi tadinya lunas lalu tagihannya naik, sekarang ada piutang yang perlu ditagih — dan itu percakapan dengan pelanggan yang lebih baik Anda mulai hari ini juga.

    Total tagihan pada daftar servis selesai sesudah ralat tersimpan
    Periksa angka totalnya sesudah ralat tersimpan.

  8. Cek dampaknya ke stok bila yang diralat menyangkut sparepart

    Mengubah sparepart pada transaksi yang sudah selesai menggerakkan stok. Buka Persediaan → Arus Stok untuk barang itu dan pastikan pergerakannya masuk akal. Ini langkah yang paling sering dilewatkan, dan yang paling sering jadi sumber selisih opname bulan depan.

    Arus stok memperlihatkan dampak ralat yang menyangkut sparepart
    Cek dampaknya ke stok bila menyangkut sparepart.

  9. Batasi siapa yang boleh meralat

    Ralat mengubah angka pada transaksi yang sudah ditutup — itu wewenang yang tidak semestinya dipegang semua orang. Atur lewat Pengaturan → Hak Akses supaya hanya owner atau admin yang bisa. Bukan karena curiga, tapi karena orang yang sedang buru-buru di depan pelanggan tidak seharusnya bisa mengubah laporan bulan lalu.

    Hak akses dipakai membatasi siapa yang boleh meralat transaksi
    Batasi siapa yang boleh meralat.

Hasil akhir

Kesalahan pencatatan pada transaksi yang sudah selesai bisa dibetulkan dengan angka yang terhitung ulang, sementara versi sebelumnya tetap tersimpan — sehingga laporan Anda benar tanpa kehilangan jejak apa yang berubah dan kenapa.

Kalau ada kendala

Transaksinya tidak muncul di daftar pilihan

Daftar ralat menampilkan transaksi perbaikan yang sudah ada. Kalau yang Anda cari tidak muncul, periksa apakah Anda berada di toko yang benar, dan apakah transaksinya memang servis — penjualan dan pembelian punya jalur koreksinya sendiri.

Saya butuh membatalkan seluruh transaksinya, bukan membetulkan angkanya

Itu bukan ralat. Servisan yang tidak jadi dikerjakan diselesaikan lewat status Batal, dan barang yang dikembalikan pelanggan lewat Retur. Keduanya punya tutorialnya sendiri.

Setelah ralat, transaksi yang tadinya lunas jadi ada sisanya

Itu benar dan memang seharusnya begitu — tagihannya naik sementara pembayarannya tetap. Sisanya berdiri sebagai piutang. Hubungi pelanggannya sekarang, jangan tunggu ketahuan saat rekap akhir bulan.

Angka laporan bulan lalu ikut berubah

Memang begitu akibatnya kalau yang diralat transaksi bulan lalu. Kalau bukunya sudah ditutup lewat modul akuntansi, bicarakan dulu dengan yang mengurus pembukuan sebelum meralat — koreksi lintas periode punya aturannya sendiri.

Berapa kali satu transaksi boleh diralat?

Tiap ralat menambah satu versi, jadi secara teknis bisa berulang. Tapi transaksi yang diralat berkali-kali biasanya menandakan masalah di alur input, bukan di transaksinya. Kalau itu terjadi, perbaiki kebiasaan mencatatnya.

Tutorial terkait

Pilihan terkait

Lihat fitur manajemen servis Pakai Automan gratis