Teknisi & CS Kerja dari HP: Ambil Kerjaan sampai Konfirmasi Pelanggan
Ada satu kesenjangan yang selama ini dianggap wajar di toko servis: pekerjaan terjadi di meja teknisi, tapi pencatatannya baru terjadi belakangan di depan komputer. Sparepart dipasang jam sepuluh, baru diketik jam dua belas saat teknisi sempat duduk. Status berubah saat itu juga, tapi pelanggan baru tahu saat menelepon menanyakan.
Automan Mobile menutup kesenjangan itu dengan cara paling langsung: memindahkan pencatatan ke tempat pekerjaan sebenarnya terjadi — genggaman tangan teknisi dan CS. Ambil kerjaan, tambah sparepart, tambah layanan, ubah status, sampai konfirmasi ke pelanggan, semuanya bisa selesai dari HP tanpa harus bolak-balik ke meja depan.
Yang membuat ini bukan sekadar aplikasi pendamping adalah dua hal yang jarang ditawarkan bersamaan. Pertama, WhatsApp tetap terkirim otomatis dari setiap transaksi jual atau perubahan status yang dilakukan dari HP — pelanggan tahu perkembangan unitnya tanpa CS harus mengetik ulang kabar yang sama berkali-kali. Kedua, HP tidak berhenti bekerja saat sinyal hilang: transaksi antre dulu di perangkat, lalu terkirim sendiri begitu sinyal kembali. Gudang tanpa sinyal atau ruang bengkel yang tertutup logam bukan lagi alasan untuk menunda pencatatan.
Tutorial ini menuntun alur lengkapnya dari sisi teknisi dan CS: dari Ambil Kerjaan sampai konfirmasi ke pelanggan, dengan satu pengingat penting di ujungnya — HP adalah tempat kerja berlangsung, tapi laporan, pengaturan, dan akuntansi tetap milik versi web.
Catatan
Screenshot UI untuk tutorial ini menyusul. Panduan tetap bisa diikuti lewat nama menu, tombol, dan field yang disebutkan di setiap langkah.
Yang perlu disiapkan
- Automan Mobile sudah terpasang dan HP sudah ditautkan serta disetujui owner untuk toko ini.
- Teknisi/CS sudah punya Akun Staf sendiri untuk login di HP.
Langkah-langkah
-
Login dengan Akun Staf, bukan akun owner
Automan Mobile dipakai dengan akun masing-masing orang — teknisi login dengan akun teknisi, CS dengan akun CS. Ini bukan cuma soal rapi: setiap kerjaan yang diambil, status yang diubah, dan pesan yang dikirim tercatat atas nama orang yang benar-benar memegang HP itu, bukan atas nama toko secara umum.
-
Buka tab Servis, lalu tekan Ambil Kerjaan
Di bawah aplikasi ada empat tab: Keliling, Servis, Mitra, dan WhatsApp — teknisi dan CS bekerja di tab Servis. Di atasnya, seksi PERBAIKAN menampilkan empat angka pantau sekali lihat: Antrian (kerjaan menunggu diambil), Kerjaanku (yang sedang Anda pegang), Konfirmasi (menunggu keputusan pelanggan), dan Selesai hr ini. Tekan tombol Ambil Kerjaan begitu unit itu ditangani — istilah yang persis sama dipakai di versi web pada papan kerja teknisi. Sejak ditekan, kerjaan itu resmi tercatat sebagai milik teknisi tersebut, bukan lagi sekadar antrian tanpa nama.
-
Tekan + Suku Cadang untuk mencatat sparepart yang dipakai
Tidak perlu bolak-balik ke komputer kasir untuk mencatat sparepart yang dipasang. Begitu part dipasang di unit, teknisi menekan tombol + Suku Cadang dari HP saat itu juga — stok dan biaya langsung mengikuti kejadian sebenarnya di meja kerja, bukan menyusul diketik ulang belakangan setelah lupa detailnya. Ada juga + Log Kerja untuk mencatat langkah pengerjaan, dan Scan Nota untuk membuka kerjaan lewat pindai kode.
-
Tekan + Layanan untuk mencatat jasa yang dikerjakan
Sama seperti sparepart, jasa yang dikerjakan dicatat di tempat kejadian lewat tombol + Layanan: pembersihan, kalibrasi, instalasi, apa pun yang jadi bagian dari pekerjaan itu. Rekaman ini yang nanti membentuk tagihan akhir — makin lengkap dicatat sekarang, makin sedikit yang harus diingat-ingat saat unit sudah selesai.
-
Tekan Ubah Status setiap kali progresnya berubah
Tombol Ubah Status dipakai begitu ada perkembangan — bukan menunggu sampai teknisi kembali ke meja depan untuk melapor lisan. Perubahan ini langsung terbaca di sisi CS dan owner, jadi pertanyaan "sudah sampai mana?" bisa dijawab dari layar, tanpa perlu memanggil teknisi dari bengkel.
-
Pantau semuanya lewat Antrian Servis
Tombol Antrian Servis membuka daftar kerjaan yang sedang berjalan — teknisi dan CS melihat pandangan yang sama: siapa memegang apa, dan sudah sampai tahap mana. Ini yang membuat CS bisa menjawab telepon pelanggan tanpa harus mondar-mandir bertanya ke ruang servis dulu.
-
Tekan Konfirmasi Pelanggan sebelum unit diserahkan
Begitu pekerjaan mendekati selesai, CS menekan Konfirmasi Pelanggan dan menghubungi pelanggan langsung dari HP — baik lewat telepon maupun lewat balas cepat WhatsApp yang tersedia di dalam aplikasi. Balas cepat ini sudah dilengkapi masking kata, jadi informasi sensitif seperti nomor rekening tidak diketik ulang mentah-mentah setiap kali membalas.
-
Transaksi jual dan ubah status tetap memicu WA otomatis
Anda tidak perlu keluar dari aplikasi untuk mengirim kabar. Setiap kali ada transaksi jual atau perubahan status servis yang dilakukan dari HP, gateway WhatsApp toko tetap mengirim pesan ke pelanggan secara otomatis — sama seperti kalau aksi itu dilakukan dari komputer di meja depan.
-
Sinyal hilang bukan alasan pekerjaan berhenti
Di lokasi kerja yang sinyalnya lemah — gudang, area bengkel yang tertutup logam, atau sedang di jalan — transaksi yang dicatat tetap tersimpan di HP dan antre. Begitu sinyal kembali, semuanya terkirim sendiri tanpa perlu diulang manual. Teknisi tidak perlu menunggu sinyal bagus dulu baru mulai kerja.
-
Ingat batasnya: laporan, pengaturan, dan akuntansi tetap di web
Automan Mobile dibuat untuk kerja lapangan yang cepat, bukan untuk menggantikan layar utama toko. Laporan keuangan, pengaturan modul, dan pembukuan akuntansi tetap dikelola dari versi web oleh owner atau admin — HP adalah tempat kerja berlangsung, web tetap pusat kendalinya.
Hasil akhir
Teknisi dan CS bisa menjalankan satu kerjaan penuh — ambil kerjaan, tambah sparepart dan layanan, ubah status, sampai konfirmasi ke pelanggan — tanpa lepas dari HP, dan tanpa transaksi hilang saat sinyal putus.
Kalau ada kendala
Kerjaan yang saya ambil di HP tidak terlihat di daftar teknisi lain
Itu memang perilakunya. Begitu Ambil Kerjaan ditekan, kerjaan tercatat atas nama teknisi yang menekannya — supaya tidak ada dua orang mengerjakan unit yang sama tanpa saling tahu.
Transaksi yang saya buat tadi belum terlihat di web
Kemungkinan besar HP sempat kehilangan sinyal saat transaksi dibuat. Transaksi itu tersimpan dan antre di HP, lalu terkirim sendiri begitu sinyal kembali — tidak perlu diulang, cukup ditunggu sebentar sambil memastikan HP tersambung internet.
WA ke pelanggan tidak terkirim setelah saya ubah status
Pesan otomatis bergantung pada gateway WhatsApp toko yang tersambung. Kalau gatewaynya sedang putus atau belum disambungkan, kirim otomatisnya ikut tertahan — pengaturan sambungan ini ada di sisi web dan biasanya jadi urusan owner/admin.
HP saya tidak bisa login sama sekali
Setiap HP baru wajib disetujui owner dulu sebelum bisa dipakai untuk login. Kalau baru pasang atau ganti HP, minta owner memeriksa dan menyetujui perangkatnya dari sisi Store App.
Saya salah tekan Ambil Kerjaan pada unit yang bukan bagian saya
Servisannya tetap ada dan bisa dipindahkan — bukan hilang. Lanjutkan lewat daftar kerjaan seperti biasa, atau minta CS/owner menyesuaikan siapa yang seharusnya memegang unit tersebut.
Tutorial terkait
- Tutorial
Alur Servis dari Masuk sampai Diambil
Gambaran utuh perjalanan satu servisan — termasuk istilah Ambil Kerjaan di papan kerja teknisi versi web.
- Tutorial
Rekam Pengerjaan: Mencatat Apa yang Benar-Benar Dikerjakan
Detail pencatatan sparepart dan jasa per rekaman kerja — versi lengkapnya di web.
- Fitur
Automan Mobile: Aplikasi Bengkel Android Offline
Halaman fitur lengkap Automan Mobile: kerja offline, push notifikasi, dan WA otomatis dari HP.