Automan Automan
English
Masuk Pakai Automan gratis

Impor Data Pelanggan: dari Excel ke Automan lewat Wizard 5 Langkah

Tingkat Dasar Peran Owner, Admin Modul Impor & Ekspor Data Estimasi 10 menit
Diperbarui

Setiap toko yang pindah ke Automan datang dengan sejarah. Ratusan, kadang ribuan pelanggan yang sudah tercatat di tempat lain — buku nota lama, Excel warisan kasir sebelumnya, atau aplikasi yang sedang ditinggalkan. Data itu bukan sekadar daftar nama; di dalamnya ada nomor HP yang jadi jalur WhatsApp promo, dan riwayat yang menjadi alasan pelanggan setia layak diperlakukan istimewa.

Masalahnya, mengetik ulang satu per satu adalah pekerjaan yang jarang selesai tepat waktu. Setiap baris yang diketik ulang adalah kesempatan baru untuk salah ketik nomor HP, atau membuat nama pelanggan yang sama tercatat dua kali dengan ejaan berbeda. Untuk toko dengan basis pelanggan besar, memindahkan data secara manual bukan tugas satu sore — ini proyek berminggu-minggu yang biasanya berhenti di tengah jalan karena kesibukan harian toko selalu menang.

Automan memilih jalan pintas yang tetap berhati-hati: wizard impor pelanggan lima langkah. Bukan sekadar unggah lalu berharap yang terbaik — setiap langkah punya jeda untuk memeriksa sebelum data benar-benar masuk, termasuk pratinjau yang menunjukkan baris mana yang siap dan mana yang masih bermasalah, sebelum satu pun baris tertulis ke database toko Anda.

Yang wajib diisi cuma satu kolom: Nama Lengkap. Sisanya, termasuk nomor HP yang boleh ditulis dengan format apa pun yang biasa Anda pakai, dirapikan otomatis oleh sistem. Ini yang membuat data pelanggan lama — betapapun berantakan format aslinya di Excel — tetap bisa masuk tanpa harus dibersihkan dulu satu per satu.

Tutorial ini menuntun dari klik pertama di menu Mitra sampai pelanggan lama Anda muncul di daftar Pelanggan, siap dipakai transaksi hari itu juga.

Catatan

Screenshot UI untuk tutorial ini menyusul. Panduan tetap bisa diikuti lewat nama menu, tombol, dan field yang disebutkan di setiap langkah.

Yang perlu disiapkan

  • Berkas Excel/CSV pelanggan sudah disiapkan — dari sistem lama, Google Sheets, atau catatan manual yang sudah diketik ulang ke spreadsheet.
  • Tahu jenis pelanggan apa saja yang dipakai toko Anda; ini yang akan dicocokkan di Langkah 3 wizard.

Langkah-langkah

  1. Buka Mitra → Pelanggan, lalu klik tombol Impor

    Halaman yang terbuka berjudul "Impor Pelanggan", dengan subjudul yang sekaligus jadi peta jalan: "Unggah berkas, cocokkan kolom, periksa pratinjau, lalu jalankan." Kalau Anda berubah pikiran di tengah jalan, tombol "Kembali ke Pelanggan" selalu ada untuk keluar tanpa menyentuh data yang sudah tercatat.

  2. Baru pertama kali? Unduh template lebih dulu

    Jangan mulai dari berkas kosong. Ada dua pilihan: "Unduh Template Ringkas" dan "Unduh Template Lengkap" — keduanya sudah berisi contoh baris terisi, lembar Petunjuk, dan daftar jenis pelanggan yang sudah ada di toko Anda. Menyalin data lama ke template ini jauh lebih cepat daripada menebak-nebak nama kolom yang dikenali sistem.

  3. Langkah 1 — Unggah berkas Anda

    Letakkan berkas di kotak unggah ("Letakkan berkas di sini, atau klik untuk memilih") dalam format .xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 10 MB dan 20.000 baris. Aturan mainnya sederhana: hanya kolom Nama Lengkap yang wajib diisi. Nomor HP boleh ditulis bebas — 08xxx, +62 8xx, dengan atau tanpa spasi — karena sistem merapikannya sendiri. Satu baris dianggap satu pelanggan; nama yang sama di dua baris tidak akan digabung otomatis, jadi bersihkan duplikat di berkas asal kalau itu yang Anda mau.

  4. Langkah 2 — Cocokkan Kolom

    Setiap kolom di berkas Anda dipasangkan dengan kolom Automan lewat dropdown, dan wizard sudah menebak sebagian besar pasangannya untuk Anda. Yang perlu diperiksa cuma kolom wajib, ditandai bintang (*). Kolom yang tidak Anda kenali atau tidak relevan boleh dibiarkan tidak dicocokkan — itu cuma diabaikan, tidak menggagalkan impor. Tabelnya menampilkan tiga hal berdampingan: nama kolom di berkas Anda, dropdown Kolom Automan, dan lima isi pertama supaya Anda tahu persis apa yang sedang dipetakan.

  5. Langkah 3 — Tentukan Jenis Pelanggan

    Pelanggan lama Anda perlu masuk ke jenis yang benar — daftar yang sama seperti yang tercantum di lembar template tadi. Kalau seluruh berkas memang satu jenis pelanggan (misalnya semua pelanggan reguler), pilih sekali untuk berlaku ke semua baris. Kalau berkas Anda sudah punya kolom jenis sendiri, langkah ini yang mencocokkannya ke daftar jenis pelanggan yang ada di toko.

  6. Langkah 4 — Periksa Pratinjau sebelum apa pun benar-benar tersimpan

    Ini uji coba, bukan penyimpanan. Wizard memproses berkas Anda lebih dulu di belakang layar dan menunjukkan mana baris yang siap masuk dan mana yang bermasalah — sebelum satu pun data pelanggan benar-benar tertulis ke database toko. Di sinilah kesalahan ketik, kolom yang salah cocok, atau baris yang datanya kurang lengkap masih bisa Anda tangkap dan perbaiki di berkas asal.

  7. Langkah 5 — Jalankan Impor

    Setelah pratinjau terlihat bersih, tekan tombol untuk menjalankan. Ini langkah yang benar-benar menulis seluruh baris ke daftar pelanggan toko Anda — sebelumnya cuma simulasi. Tunggu sampai prosesnya selesai; jangan menutup halaman di tengah jalan kalau jumlah barisnya besar.

  8. Kembali ke Pelanggan dan cek beberapa nama secara acak

    Tekan "Kembali ke Pelanggan", lalu cari dua atau tiga nama yang Anda kenal betul dari berkas tadi. Periksa nomor HP-nya sudah rapi dan jenis pelanggannya sudah sesuai. Sekali sample itu cocok, sisanya bisa dipercaya — dan pelanggan lama Anda sudah siap dipakai di transaksi hari itu juga, lengkap dengan riwayat yang akan mulai terbangun dari sini.

Hasil akhir

Ratusan pelanggan lama pindah dari Excel ke Automan dalam satu wizard — nama, nomor HP yang sudah dirapikan otomatis, dan jenis pelanggan yang benar — tanpa mengetik ulang satu per satu dan tanpa risiko data salah tertulis, karena semuanya lolos pratinjau lebih dulu.

Kalau ada kendala

Kolom di berkas saya tidak muncul di daftar cocokkan

Kolom yang tidak dikenali sistem memang tidak menggagalkan apa pun — dia hanya diabaikan. Kalau kolom itu sebenarnya penting, cocokkan manual lewat dropdown Kolom Automan di Langkah 2, atau sesuaikan dulu nama header-nya di berkas supaya tebakan otomatis lebih akurat.

Berkas ditolak saat diunggah

Cek dua hal: format harus .xlsx, .xls, atau .csv, dan ukurannya tidak boleh lebih dari 10 MB dengan baris tidak lebih dari 20.000. Kalau data lama Anda lebih besar dari itu, pecah jadi beberapa berkas dan impor bertahap.

Nomor HP di pratinjau terlihat beda dari yang saya ketik

Itu memang perilakunya — sistem merapikan format nomor HP secara otomatis (08xxx, +62 8xx, dan variasinya dirapikan ke satu bentuk baku). Selama nomornya masih benar, ini bukan kesalahan.

Saya khawatir ada pelanggan dobel karena namanya sama

Wizard tidak menggabungkan baris dengan nama yang sama — setiap baris di berkas dianggap satu pelanggan berdiri sendiri. Kalau berkas Anda memang punya nama kembar yang seharusnya satu orang, bersihkan duplikatnya di Excel dulu sebelum diunggah ulang.

Jenis pelanggan yang saya pilih di Langkah 3 ternyata salah

Selama Anda belum menekan tombol Jalankan Impor di Langkah 5, kembali saja ke Langkah 3 dan ubah pilihannya. Setelah dijalankan, perbaikan jenis pelanggan dilakukan satu-satu dari halaman Pelanggan seperti biasa.

Tutorial terkait

Pilihan terkait

Lihat fitur promo & retensi pelanggan Pakai Automan gratis