Varian dan Nomor Seri: Satu Produk, Banyak Identitas
Pelanggan menanyakan casing warna merah. Sistem bilang stok casing ada dua belas. Anda buka laci, dan yang merah habis sejak dua minggu lalu.
Angka dua belas itu tidak salah — ia cuma tidak menjawab pertanyaan yang sedang diajukan. Dua belas casing itu sembilan hitam, tiga biru, nol merah. Dan selama sistem hanya menyimpan satu angka gabungan, Anda akan terus memesan warna yang sudah menumpuk sambil kehabisan warna yang laku.
Varian memecah satu produk jadi beberapa stok yang berdiri sendiri. Warna, ukuran, kapasitas, panjang, atau tegangan — dimensinya sudah tersedia, tinggal dipilih. Tiap varian punya angka stoknya sendiri dan riwayat pergerakannya sendiri.
Akibatnya bukan sekadar kerapian. Anda jadi bisa melihat warna mana yang benar-benar laku dan warna mana yang mengendap setahun — dan itu mengubah cara Anda belanja.
Lalu ada kebutuhan kedua yang sering tertukar dengan ini. Varian menjawab “yang mana”. Nomor seri menjawab “yang ini persis”.
Saat pelanggan kembali tiga bulan kemudian sambil bilang baterainya bermasalah, pertanyaannya bukan warna apa — melainkan apakah baterai yang terpasang itu memang yang Anda jual, dan kapan. Tanpa nomor seri, jawabannya bersandar pada ingatan. Dengan nomor seri, Anda menunjuk unit tertentu beserta tanggal pemakaiannya.
Keduanya bisa dinyalakan bersamaan pada satu produk. Tapi keduanya punya harga: tiap penanda yang Anda nyalakan menambah pekerjaan di kasir. Tutorial ini menyebut kapan harga itu sepadan — dan kapan tidak.
Yang perlu disiapkan
- Produk induknya sudah terdaftar.
- Putuskan dulu mana yang varian dan mana yang produk terpisah — mengubahnya setelah ada transaksi merepotkan.
Langkah-langkah
-
Putuskan dulu: ini varian, atau produk yang berbeda?
Patokannya satu pertanyaan: apakah pelanggan menyebutnya dengan nama yang sama? Casing merah dan casing hitam disebut "casing" — itu varian. Oli 10W-40 dan minyak rem disebut berbeda — itu dua produk. Salah memutuskan di sini membuat daftar produk Anda entah terlalu panjang atau terlalu kabur.
-
Nyalakan saklar "Ada varian" di seksi Pengaturan produk
Buka produknya, dan di bagian paling atas ada deretan saklar Ya/Tidak: Punya Stok, Dapat dijual, Dapat dibeli, Sbg sparepart, Bergaransi, Ada Serial/IMEI, Ada varian, Catat dimensi, Rakitan, Multi Satuan. Yang Anda cari bernama Ada varian. Selama saklar itu Tidak, produk diperlakukan sebagai satu barang tunggal.
Varian dinyalakan dari seksi Pengaturan produk. -
Pilih dimensinya dari daftar Nama Varian yang sudah tersedia
Daftarnya dikelola di Pengaturan → Persediaan → Nama Varian, dan sudah terisi dimensi umum: Warna, Ukuran, Kapasitas, Panjang, dan Tegangan. Pilih yang relevan — jangan mengarang dimensi baru kalau yang ada sudah cukup, karena dimensi yang seragam membuat pencarian jauh lebih cepat bagi kasir.
Dimensi varian dipilih dari daftar yang sudah tersedia. -
Pahami konsekuensi terbesarnya: stok terpisah per varian
Inilah alasan sesungguhnya memakai varian. Casing merah habis tidak berarti casing hitam habis. Tiap varian punya angka stoknya sendiri, dan punya riwayat pergerakannya sendiri — jadi Anda bisa melihat warna mana yang benar-benar laku dan warna mana yang mengendap setahun.
Konsekuensi terbesarnya: stok terpisah per varian. -
Jangan membuat varian untuk hal yang tidak Anda hitung terpisah
Godaannya adalah memvariankan segalanya. Kalau Anda tidak pernah menghitung stok merah dan hitam secara terpisah, varian cuma menambah pekerjaan di kasir. Aturan praktisnya: buat varian hanya kalau Anda pernah kehabisan salah satunya sementara yang lain menumpuk.
-
Sekarang beralih ke nomor seri — kebutuhan yang berbeda
Varian menjawab "yang mana". Nomor seri menjawab "yang ini persis". Keduanya bisa menyala bersamaan pada satu produk, dan keduanya menyelesaikan masalah yang tidak berhubungan.
-
Nyalakan "Ada Serial/IMEI" hanya untuk barang bernilai tinggi
Saklarnya ada di deretan yang sama, bernama Ada Serial/IMEI. Layak dinyalakan untuk baterai, layar, mesin, atau modul bergaransi — dan biasanya berpasangan dengan saklar Bergaransi di sebelahnya. Tidak layak untuk baut dan kabel: mencatat nomor seri baut akan membuat kasir berhenti mencatat apa pun dalam seminggu.
Nyalakan hanya untuk barang bernilai tinggi. -
Catat serinya saat barang masuk, bukan saat keluar
Ini kebiasaan yang menentukan. Nomor seri dicatat sekali saat barang diterima, lalu tinggal dipilih saat dipakai. Toko yang menunda pencatatan sampai barang terjual akan selalu terburu-buru di depan pelanggan, dan itulah saat salah ketik terjadi.
Catat serinya saat barang masuk, bukan saat keluar. -
Pakai serinya untuk menutup perdebatan garansi
Tiap seri menyimpan kapan unit itu dipakai. Saat pelanggan kembali mengklaim garansi, Anda tidak berdebat soal ingatan — Anda menunjuk unit tertentu, tanggal pemasangannya, dan servisan yang memakainya. Ini juga yang membuat klaim ke pemasok tidak bisa dibantah.
Nomor seri menutup perdebatan garansi. -
Periksa seri yang belum pernah terpakai sesekali
Nomor seri yang tercatat masuk tapi tidak pernah tercatat keluar berarti barangnya masih ada — atau hilang tanpa jejak. Memeriksanya sesekali jauh lebih cepat daripada opname penuh, dan biasanya cukup untuk barang bernilai tinggi.
Hasil akhir
Produk berwarna atau berukuran banyak punya stok terpisah per varian sehingga keputusan belanja Anda tepat, dan barang bernilai tinggi bisa dilacak sampai unit tertentu saat garansi dipersoalkan.
Kalau ada kendala
Stok varian tidak muncul terpisah
Periksa penanda varian pada produk induknya. Selama penanda itu padam, seluruh stok dihitung sebagai satu angka gabungan meski nama variannya sudah dibuat.
Daftar produk jadi sangat panjang setelah memakai varian
Biasanya karena varian dibuat untuk hal yang tidak dihitung terpisah. Arsipkan varian yang tidak pernah bergerak dalam enam bulan — daftar yang pendek dipakai orang, daftar yang panjang dilewati.
Kasir salah memilih varian saat menjual
Beri kode barang berbeda per varian dan pakai barcode. Selama kasir harus membedakan dengan mata dari daftar teks, kesalahan akan terus terjadi — dan itu bukan salah kasirnya.
Nomor seri sudah dicatat tapi tidak muncul saat dipilih
Seri yang sudah terpakai tidak ditawarkan lagi. Kalau seri yang belum terpakai juga tidak muncul, periksa apakah ia terdaftar pada produk dan varian yang benar.
Terlalu repot mencatat nomor seri satu per satu
Itu tanda nomor seri dinyalakan pada barang yang tidak membutuhkannya. Matikan untuk barang bernilai rendah dan sisakan hanya untuk yang bergaransi. Nomor seri yang dipakai pada sepuluh produk berjalan lancar; pada dua ratus produk akan ditinggalkan.