Retur Servis: Barang dan Uangnya Harus Diputuskan
Unit yang sudah diserahkan kembali lagi ke meja Anda. Sparepartnya bermasalah, hasilnya dikomplain, atau pelanggan berubah pikiran.
Pertanyaannya selalu sama dan selalu bikin ragu: barangnya diapakan, dan uangnya bagaimana. Automan memaksa keduanya dijawab — bukan dibiarkan menggantung.
Dua hal yang membuat retur di Automan aman diikuti: retur selalu menunjuk transaksi asal (tidak ada hapus-buat-ulang), dan keputusan yang harus diambil kasir dibatasi jelas — item mana, kondisinya apa, kompensasinya bagaimana. Perhitungan nilai dan statusnya biar sistem yang mengerjakan.
Yang perlu disiapkan
- Transaksi servis asal tersedia di sistem.
Langkah-langkah
-
Buka menu Perbaikan → Retur
Retur servis dicatat sebagai transaksi sendiri — bukan dengan mengedit atau menghapus nota asal.
Retur = transaksi sendiri, bukan edit/hapus nota asal. -
Pilih transaksi servis asal
Retur selalu menunjuk nota asalnya, supaya nilai dan riwayatnya tersambung.
Retur selalu menunjuk nota asal supaya riwayat tersambung. -
Pilih item yang diretur
Tandai jasa atau sparepart yang dikembalikan. Kolom Qty Retur tidak bisa melebihi sisa yang boleh diretur.
Qty retur tidak bisa melebihi sisa yang boleh diretur. -
Tentukan kondisi barang di kolom Kondisi
Tiga pilihan yang saling meniadakan, dan pilihan Anda menentukan nasib uangnya. Kembali ke Stok: barang masih layak, stoknya naik lagi. Rusak (Klaim Garansi): masih bisa ditagihkan ke pemasok, namanya pindah ke daftar Produk Rusak. Rusak / Dibuang: hangus, ditanggung toko.
Kondisi menentukan arah barang: kembali ke stok, daftar Produk Rusak, atau hangus. -
Tentukan kompensasi
Refund, atau ganti dengan barang yang sama persis sesuai aturan. Pada nota belum lunas, nilai retur memotong sisa utang lebih dulu — refund hanya untuk kelebihannya.
Pada nota belum lunas, nilai retur memotong sisa tagihan lebih dulu. -
Simpan retur
Sistem menghitung ulang status pembayaran nota asal secara otomatis.
Status lunas/belum pada nota asal dihitung ulang oleh sistem. -
Cek stok, status pembayaran, dan catatan transaksi asal
Pastikan stok bergerak sesuai kondisi yang dipilih dan status nota asal sudah dihitung ulang.
Pastikan stok bergerak sesuai kondisi yang dipilih.
Hasil akhir
Barang balik tercatat sebagai transaksi retur yang menunjuk nota asal; stok, utang/piutang, dan laporan terkoreksi lewat jalur yang bisa ditelusuri.
Kalau ada kendala
Qty retur ditolak
Qty tidak bisa lebih besar dari sisa yang boleh diretur pada transaksi asal — cek retur sebelumnya di nota yang sama.
Barang pengganti tidak bisa dipilih bebas
Memang disengaja: pengganti harus produk yang sama persis supaya harga modal dan laporan tetap akurat.
Pelanggan minta uang kembali, bukan diperbaiki ulang
Itu keputusan kebijakan toko, bukan batasan sistem. Automan mencatat kompensasi apa yang Anda pilih. Yang harus konsisten: apa pun keputusannya, nasib sparepart yang terlanjur terpakai tetap harus ditentukan.
Retur ini masih garansi atau sudah kerusakan baru
Bandingkan dengan riwayat servis sebelumnya dan masa garansi yang tercetak di nota ambil. Kalau keluhannya berbeda dari yang dulu dikerjakan, itu servisan baru — bukan retur.
Tutorial terkait
- Artikel
Retur adalah Ujian Sistem Servis yang Sebenarnya
Kenapa retur layak diperlakukan sebagai transaksi kelas satu.
- Artikel
Nota Belum Lunas lalu Ada Retur: Catatan Keuangan Harus Bagaimana?
Alur potong-utang-dulu dijelaskan dengan contoh.
- Tutorial
Cara Retur Pembelian dan Klaim Supplier
Kelanjutan barang damaged: klaim garansi ke supplier.