Automan Automan
English
Masuk Pakai Automan gratis

Input Servis Cepat: Satu Halaman, Selesai Sebelum Pelanggan Duduk

Tingkat Dasar Peran Owner, Admin, Kasir Modul Perbaikan, Servis Cepat Estimasi 8 menit
Diperbarui

Ada dua jenis pekerjaan di toko servis, dan memperlakukan keduanya sama adalah sumber kelambatan yang tidak pernah disadari orang.

Jenis pertama: unit ditinggal. Dibongkar besok, sparepartnya dipesan lusa, diambil minggu depan. Pekerjaan seperti ini butuh status, riwayat, dan jejak — karena akan ada yang bertanya “punya saya bagaimana?” tiga hari lagi.

Jenis kedua: pelanggan berdiri di depan Anda dan tidak akan ke mana-mana. Ganti oli. Pasang anti gores. Ganti baterai. Selesai dalam sepuluh menit, dibayar, pulang.

Memaksa pekerjaan jenis kedua melewati alur lengkap adalah pemborosan yang berulang ratusan kali sebulan — berpindah layar, simpan, buka lagi, tambah jasa, simpan lagi, buka pembayaran. Sementara pelanggan menunggu sambil melihat Anda mengetik.

Form cepat memampatkan semuanya jadi satu halaman. Unit, jasa, sparepart, dan uangnya — digulir, bukan dipindah-pindah.

Dan bentuknya bukan cuma satu. Satu tombol bernama “Diambil” menentukan form ini jadi satu langkah atau dua. Padam: unit belum dibawa, tagihan berdiri sebagai piutang, selesai di situ. Menyala: panel pembayaran terbuka, uangnya dicatat sekalian.

Yang perlu Anda ingat cuma satu hal, dan tutorial ini menutup dengan itu: cepat di sini berarti lebih sedikit ketukan — bukan lebih sedikit catatan. Stok tetap terpotong, laba tetap terhitung, garansi tetap berjalan.

Yang perlu disiapkan

  • Katalog jasa dan sparepart sudah terisi — form cepat memilih dari daftar, bukan mengetik bebas.
  • Paham bedanya dengan alur normal. Kalau unitnya ditinggal berhari-hari, form cepat bukan tempatnya.

Langkah-langkah

  1. Pastikan dulu pekerjaannya memang cocok untuk form cepat

    Form cepat dirancang untuk pekerjaan yang selesai sekarang juga: ganti oli, pasang anti gores, ganti baterai, bersihkan soket. Ciri-cirinya satu — pelanggan tidak pulang. Kalau unitnya ditinggal, pakai alur normal supaya statusnya bisa dilacak.

  2. Buka Perbaikan → List → Tambah cepat, lalu isi unitnya

    Perhatikan ada dua tombol berbeda di sana: Tambah cepat dan Tambah. Yang Anda pakai di sini yang pertama. Semuanya lalu ada di satu halaman yang digulir — pelanggan, unit, dan pekerjaannya sekali jalan. Ada pengaturan yang bisa membuat jenis unit terpilih otomatis kalau toko Anda cuma menangani satu jenis; hemat satu ketukan, dipakai ratusan kali sehari.

    Tombol Tambah cepat pada daftar perbaikan
    Form cepat dibuka dari daftar Perbaikan.
    Form servis cepat: satu halaman untuk pekerjaan yang selesai seketika
    Satu halaman, satu kali jalan.

  3. Isi Mekanik atau Teknisi, lalu Status pekerjaannya

    Kolom orang yang mengerjakan wajib diisi — namanya Mekanik di bengkel dan Teknisi di konter elektronik, mengikuti Jenis Usaha toko Anda. Di sebelahnya ada Status berisi Selesai atau Gagal. Gagal bukan aib: unit yang tidak bisa diperbaiki tetap perlu tercatat, karena pelanggan tetap datang mengambilnya dan Anda tetap perlu tahu berapa sering itu terjadi.

    Isian mekanik dan status pekerjaan pada form servis cepat
    Mekanik dan status diisi di halaman yang sama.

  4. Isi Rekam Kerjaan, Daftar Suku Cadang, dan Daftar Layanan

    Ketiganya ada di halaman yang sama, tidak perlu simpan-lalu-buka-lagi seperti alur normal. Rekam Kerjaan adalah satu baris catatan apa yang dikerjakan. Suku cadang dipilih dari Product untuk barang baru atau Salvage untuk part copotan, lalu tekan Pakai. Stok tetap terpotong seperti biasa — cepat di sini berarti lebih sedikit ketukan, bukan lebih sedikit pencatatan.

    Rekam kerjaan, daftar suku cadang, dan daftar layanan pada form cepat
    Rekam kerjaan tetap dicatat, meski jalurnya cepat.

  5. Sekarang opsi yang menentukan segalanya: Diambil

    Satu opsi bernama Diambil, berisi Ya atau Tidak. Ya berarti unitnya dibawa pulang sekarang juga. Tidak berarti belum. Opsi inilah yang menentukan form Anda jadi satu langkah atau dua — dan ia satu-satunya keputusan yang benar-benar perlu Anda pikirkan di halaman ini.

    Opsi Diambil pada form servis cepat yang menentukan satu atau dua langkah
    Opsi Diambil menentukan segalanya.

  6. Diambil = Ya: panel pembayaran terbuka, semuanya tuntas sekali jalan

    Bagian pembayaran muncul di bawah. Di sinilah Anda memasukkan uang yang diterima — dan bisa dipecah ke lebih dari satu cara bayar sekaligus, misalnya sebagian tunai sebagian transfer. Diskon manual juga hanya berlaku di kondisi ini. Sekali simpan, pekerjaan dan uangnya sama-sama beres.

  7. Diambil = Tidak: unit masuk daftar Selesai Belum Diambil

    Panel pembayaran tidak muncul sama sekali, seluruh tagihan tercatat belum dibayar, dan transaksinya berdiri sebagai piutang. Unitnya menunggu di daftar Selesai Belum Diambil — jadi saat pelanggan datang, tinggal satu langkah penyerahan. Ini yang Anda pakai untuk pekerjaan yang sudah beres tapi orangnya belum sempat mengambil.

  8. Periksa angka totalnya sebelum menyimpan

    Baca tiga angka dari atas ke bawah: total tagihan, total diskon, dan sisa yang harus dibayar. Kalau sisanya bukan nol padahal pelanggan membayar lunas, biasanya ada satu baris pembayaran yang belum diisi nominalnya.

  9. Nyalakan Kirim WA bila perlu, lalu tekan Proses

    Tombolnya bernama Proses, bukan Simpan. Sebelum menekannya, ada sakelar Kirim WA — kalau gateway toko tersambung, notanya langsung meluncur ke WhatsApp pelanggan tanpa Anda mengetik apa pun. Sekali proses, semuanya tercatat: servisannya, jasanya, sparepartnya, dan uangnya. Pekerjaan yang tadinya butuh berpindah empat layar selesai tanpa meninggalkan halaman.

    Panel pembayaran dan tombol Proses pada form servis cepat
    Periksa totalnya sebelum menekan Proses.

  10. Kalau ragu, pakai alur normal — bukan sebaliknya

    Kesalahan yang mahal bukan memakai alur normal untuk pekerjaan sepele; itu cuma lambat. Yang mahal adalah memakai form cepat untuk unit yang ternyata ditinggal seminggu — karena pekerjaan itu jadi tidak punya riwayat status yang bisa ditelusuri saat pelanggan menanyakannya.

Hasil akhir

Pekerjaan tunggu-di-tempat tercatat lengkap dari satu halaman — unit, jasa, sparepart, dan uangnya — dengan jumlah langkah yang menyesuaikan sendiri: satu kalau unitnya belum diambil, dua kalau sudah.

Kalau ada kendala

Panel pembayaran tidak muncul

Opsi Diambil masih Tidak. Itu memang perilakunya: selama unit belum dinyatakan diambil, tidak ada pembayaran yang bisa dicatat dan tagihannya berdiri sebagai piutang.

Diskon yang saya isi tidak terhitung

Diskon manual hanya berlaku saat Diambil = Ya. Kalau masih Tidak, diskon diabaikan dan tagihan tercatat penuh. Ubah dulu opsinya, baru isi diskonnya.

Pelanggan membayar tunai sebagian dan transfer sebagian

Tambahkan baris pembayaran kedua di panel pembayaran, lalu isi cara bayar dan nominalnya masing-masing. Jumlah kedua baris itu yang dibandingkan dengan tagihan, bukan salah satunya.

Saya sudah simpan tapi ternyata unitnya ditinggal

Servisannya tetap ada dan bisa dilanjutkan seperti biasa — ubah statusnya lewat daftar perbaikan. Yang hilang cuma catatan tahap awalnya, jadi lain kali mulai dari alur normal untuk unit yang ditinggal.

Jenis unitnya terisi sendiri padahal saya mau yang lain

Ada pengaturan pemilihan unit otomatis yang sedang aktif. Berguna untuk toko satu bidang, mengganggu untuk toko campuran — matikan lewat pengaturan perbaikan.

Tutorial terkait

Pilihan terkait

Lihat fitur manajemen servis Pakai Automan gratis